Nếu như trước đây, những doanh nghiệp vừa và nhỏ thường phải sử dụng bảng tính để quản lý theo dõi công việc của mình.Đây là một quy trình vừa khá phí sức lực, rườm rà và tốn nhiều thời gian cho cả phía người quản lý và các nhân viên trong doanh nghiệp. Ngày nay,thề thới công nghệ lên ngôi, thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn, sự ra đời của các ứng dụng công cụ quản lý công việc trở thành trợ thủ đắc lựa cho các nhà quản trị hiện đại. Nó giúp đẩy mạnh năng suất vượt trội cho doanh nghiệp, mang đến lợi thế về tốc độ và doanh thu tăng trưởng.
Chúng ta có thể đã nghe qua một vài tên tuổi nổi bật trong của các công ty gia công phần mềm trên Thế Giới như Asana, Trello, Jira, Wrike,…nhưng để lựa được một cái tên phù hợp “chọn mặt gửi vàng” , một giải pháp hữu ích nhất thì phải cân nhắc nhiều yếu tố và luôn là điều khó khăn cho mỗi doanh nghiệp. Trong bài viết này, hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn top 10 công cụ quản lý công việc hỗ trợ theo dõi và kiếm soát hiệu quả. Trước khi đi vào tìm hiểu các loại phần mềm, bạn cũng cần hiểu rõ về vai trò của một công cụ quản lý công việc là như thế nào.
Vai trò của công cụ quản lý công việc là gì?
Trong thời đại công nghiệp 4.0 hiện nay, đã có rât nhiều doanh nghiệp lựa chọn quản lý bằng phần mềm thay cho phương thức truyền thống như trước đây. Vậy nó chứa những tính năng gì và có thể giúp ích được gì cho doanh nghiệp?
Tính năng vượt trội của công cụ quản lý công việc:
- Hoạt động tốt trên các nền tảng phổ biến
Ngày nay những phần mềm mới ra đời đều được tích hợp các tính năng có thể tương thích với nhiều thiết bị khác nhau từ điện thoại, PC (máy tính), laptop đến máy tính bảng đều có thể sử dụng thoải mái trên những hệ điều hành thông dụng như : windows, Android, iOS (app). - Kiểm soát và lưu trữ tiến độ công việc:
Các thông tin công việc được giao sẽ được cập nhật đầy đủ và chi tiết thông qua phần mềm quản lý thay cho những ghi chép truyền thống, như cách truyền giao bằng lời nói miệng hay ghi chú các nhân sẽ rất khó kiểm soát khi cần thiết hoặc dễ quên và đánh mất ,… - Chức năng phân quyền:
Khi sử dụng phần mềm quản lý, nhân viên được phân quyền hạn giao trọng trách thực hiện nhiệm vụ tùy theo mỗi cấp bậc khác nhau, mỗi cấp tự quản lý và được quản lý bởi các lãnh đạo cấp bậc trên. - Báo cáo:
Cuối ngày hay sau mỗi dự án đã hoàn thành xong công việc ,công cụ sẽ thống kế ra bảng danh sách những đầu việc được hoàn thành, bởi ai thực hiện chịu trách nhiệm và những việc chưa hoàn thành xong,.. - Lập kế hoạch:
Bạn có thể sử dụng những tag có sẵn hoặc tạo tag riêng để sắp xếp phân chia công việc tùy vào mức độ phù hợp. Một số việc quan trọng có tag được ưu tiên sẽ sắp xếp lên đầu để dễ thấy và thực hiện trước, tính năng sẽ tự động thông báo nhắc nhở khi chưa hoàn thành.Điều đó cũng giúp cho nhà quản trị và nhân viên theo dõi workflow chặt chẽ,sát sao hơn, kịp thời điều chỉnh ngay nếu có vấn đề phát sinh. - Dễ dàng tương thích và kết nối với các phần mềm khác:
Đây là tính năng nổi trội nhất của phần mềm quản lý có thể liên kết được nhiều công cụ khác nhau như tích hợp chung với thiết kế website, kết nối với phần mềm quản lý dữ liệu để truy xuất tài liệu…, nhằm xây dựng một hệ thống quản trị đầy đủ, giúp người quản lý có thể tương tác, thông tin đến nhân viên, khách hàng nhanh chóng. - Giao diện trực quan, thao tác thân thiện với người dùng:
Giao diện của phần mềm, web app quản lý công việc cần phải rõ ràng và chi tiết, một thiết kế UI UX khoa học, thông minh và tiện lợi là yếu tố quan trọng không thể thiếu.
Công cụ quản lý không chỉ giúp ích cho nhà quản trị mà còn hỗ trợ tối ưu nhân viên
Đối với Nhân viên:
- Giúp quản lý,sắp xếp thời gian, công việc một cách khoa học, ưu tiên những việc quan trọng trước
- Đồng hành với nhà quản trị trong việc theo dõi tiến độ công việc, dòng việc tổng quan và liên tục
- Nắm rõ và cập nhật thông tin, yêu cầu về công việc cá nhân và công việc của bộ phận, hỗ trợ kịp thời khi cần thiết
- Tăng cường sự tương tác hiệu quả giữa đồng nghiệp,nhất là những công ty làm việc qua lại với nhiều chi nhánh trong và ngoài nước
Đối với Nhà quản trị:
- Quản trị tổng quát tất cả bộ phận, phòng ban và công việc và nhiệm vụ từng dự án
- Nhận xét đánh giá chuẩn xác năng lực nhân viên và phân bổ công việc phù hợp
- Đảm bảo bảo mật cao thông tin nội bộ
- Điều chỉnh và nhanh chóng kịp thời khắc phục rủi ro trong công việc nếu xảy ra sự cố
Top 10 công cụ quản lý công việc hỗ trợ theo dõi và kiếm soát hiệu quả
1. Mona PMS
Phần mềm quản lý công việc Mona PMS là một trong những công cụ quản lý công việc trực tuyến. Nó giúp bạn phân công, theo sát tiến độ dự án hiệu quả, hỗ trợ kịp thời. Thay vì như phải “ mò kim đáy biển” trong núi email trao đổi công việc để tìm thông tin thì đến với Mona PMS, chỉ cần vài bước thao tác trực quan là sẽ xuất hiện ngay thông tin mình cần.
Cách thức hoạt động của nó là sẽ cho phép bạn tạo ra nhiều bảng theo dõi tiến độ dự án (board) và trên mỗi board đó bạn sẽ tạo mục tiêu theo dõi, trong mỗi mục tiêu theo dõi việc làm đó sẽ có nhiều công việc cần xử lý để bạn dễ dàng quản lý từng việc làm một. Đây được xem là ứng dụng sở hữu cách thức sử dụng độc đáo và dễ hiểu nhất hiện nay. Ngoài phần mềm này, công ty lập trình phần mềm Mona còn có các phần mềm training nhân viên, phần mềm đào tạo,… giúp cho việc vận hành doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.
Thông tin liên hệ
- Website: Mona.media.
- Hotline: 1900 636 648.
- Email: [email protected].
- Địa chỉ: 373/226 Lý Thường Kiệt, P. 8, Q. Tân Bình, TP. HCM.
2. Any.do: To-Do List, Task List
Any.do là một trong những ứng dụng công việc hoàn hảo bao gồm những tính năng nổi bật hơn cả những phần mềm ứng dụng khác. Khi sử dụng Task & To-do list – Any.do bạn chỉ cần lên lịch các công việc cần thực hiện, công cụ sẽ tự động hóa sắp xếp chúng một cách logic và phù hợp nhất.
Ngoài ra bạn còn có thể thiết lập các thư mục công việc riêng chẳng hạn như công việc trên công ty, công việc làm tại nhà, công việc quan trọng ưu tiên hàng đầu,sinh hoạt ,…chúng giúp cho việc quản lý của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Ứng dụng có thiết kế đẹp, giao diện rõ ràng và có khả đồng bộ các ghi chú trên các loại thiết bị điện tử khác nhau.
3. Asana
Asana là công cụ phổ biến hỗ trợ thực hiện các công việc dự án với nhiều tính năng tiên tiến nổi trội được khá nhiều công ty ưa chuộng ưu tiên sử dụng trong công việc Ứng dụng là một công cụ tuyệt vời hơn cả đặc biệt dành cho công việc làm nhóm và sử dụng hoàn toàn miễn phí cho các nhóm 15 thành viên trở xuống.
Phần mềm mang đến cho người dùng sự trải nghiệm hiệu quả và thông minh nhất với các công cụ cơ bản trong công tác quản lý và một môi trường làm việc chuyên nghiệp thông qua không gian (workspace) dành riêng cho mỗi team với đầy đủ tên dự án, thời gian tiến độ triển khai, trình tự ưu tiên.
Công cụ này còn cho phép người dùng theo dõi tiến độ công việc trên tablet, smartphone hay máy tính bàn hoặc có thể linh hoạt tùy thích thêm vào những bình luận, ghi chú, file đính kèm,…để giúp bạn có thể kiểm soát công việc một cách nhanh chóng nhất , chi tiết , đồng thời cũng thúc đẩy sự tương tác giữa các thành viên cùng nhóm dự án.
4. Google Keep
Google Keep là công cụ ghi chú tiện lợi, đơn giản được cho “trình làng” bởi nhà quản lý Google. Nó cho phép người dùng có thể ghi chú nhanh những ý tưởng xuất hiện thoáng lên tích tắc trong đầu và có thể dễ dàng xem lại cho dù bạn đang ở bất kì đâu với Google Keep.
Ứng dụng giúp bạn tạo cho bạn một danh mục liệt kê, tạo ghi chú bằng in cạnh đó , công cụ này cũng tích hợp chức năng đặt lời nhắc dựa trên vị trí và khung thời gian để hiển thị những gì cần làm dựa vào các thiết lập người dùng. Ứng dụng cũng đi kèm với chức năng đồng bộ giữa các thiết bị như điện thoại, PC, máy tính bảng,..cùng sử dụng phần mềm.
5. Gtasks
GTasks là một công cụ quản lý đơn giản và hiệu quả với tính năng đồng bộ hóa Google. Nó cho phép bạn tự do tùy chỉnh danh sách công việc cần làm, thiết lập danh mục, gửi nhiệm vụ nhắc nhở cho thành viên trong gia đình, bạn bè hoặc đồng nghiệp một cách nhanh chóng và tiện lợi. Với “quản gia ” – Gtask, chắc chẵn bạn sẽ không để lỡ bất kỳ một nhiệm vụ, ngày giờ nào mà còn có thể tập trung ưu tiên vào công việc quan trọng.
6. Microsoft To Do
Sự ra mắt của Microsoft To Do đã chính thức “đóng màn” cho apps nhắc việc Wunderlist từng đình đám một thời. Microsoft To-Do cũng cùng đội ngũ “nhà mẹ” Wunderlist xây dựng nên nhưng nó được cải tiến lại thông minh hơn,giao diện gọn gàng, bắt mắt và hiện đại hơn, kết hợp với một số chức năng tiện lợi để gợi ý, cung cấp thông tin về thời hạn, deadline,mục nhắc thời gian hoặc hiển thị những việc chưa làm xong.
Điểm đáng chú ý là ứng dụng này được tích hợp với Office 365 giúp cho người dùng dễ dàng, nhanh chóng kiểm tra lại mức độ hoàn thành công việc của mình.
7. Tasks: Astrid To-Do List Clone
Công cụ Tasks: Astrid To Do List Clone là một ứng dụng quản lý công việc hữu ích, tiện nghi với thiết kế giao diện theo phong cách Material Design chỉ với vài thao tác truy cập, sử dụng vô cùng đơn giản. Công cụ còn hỗ trợ tính năng Taskers như một “bảo mẫu” nhắc nhở bạn hoàn thành công việc mọi lúc mọi nơi. Ứng dụng này hiện đã update phiên bản tải miễn phí trên Google Play.
8. TickTick
TickTick hoạt động đơn giản nhưng có hiệu suất làm việc nhanh chóng, mạnh mẽ. Bạn có thể dễ dàng kiểm soát và quản lý tiến độ công việc của các thành viên trong nhóm. Ticktick giúp bạn tổ chức và xây dựng các bản báo cáo một cách đơn giản và khoa học. Ngoài ra TickTick còn có thể đồng bộ với mọi thiết bị của bạn giúp lưu trữ và tìm kiếm được mọi thứ nhanh chóng hơn.
9. Todoist
Todoist là một ứng dụng lý tưởng hoàn hảo mà bạn không thể bỏ lỡ trong bảng danh sách này. Nó nhận được nhiều sự tin tưởng và phản hồi tích cực của hàng triệu người dùng trên khắp thế giới. Công cụ chứa nhiều tính năng có giá trị ứng dụng cao ví dụ như giúp bạn lập kế hoạch rõ ràng để nắm bắt trình tự công việc , thậm chí ngay cả khi offline bạn vẫn có thể lên danh sách nhờ đồng bộ hóa đám mây.
Ứng dụng còn giúp sắp xếp công việc cần làm hiệu quả với nhiệm vụ ưu tiên, nhiệm vụ con, phân loại công việc dự án theo màu, và hơn nữa bạn cũng có quyền chia sẻ kế hoạch , phân công công việc hợp lý và cùng trao đổi , bàn luận với bạn bè,đồng nghiệp.
10. EverNote
EverNote được cho ra đời như một ứng dụng quản lý ghi chú trực quan,hỗ trợ bạn một giao diện duy nhất cho việc quản lý, nhập và trích xuất tất cả các loại ghi chú và đoạn văn bản đã cắt một cách nhanh chóng và dễ dàng với chức năng tiên tiến Smartsearch. Phần mềm nhanh chóng giúp bạn quản lý thời gian , công việc hiệu quả hơn và đồng bộ hóa giữa máy tính và thiết bị di động.
Ngoài các tính năng cơ bản, được nhắc trên, mỗi công cụ quản lý công việc đều sẽ có những tính năng ưu việt riêng phù hợp cho từng mục đích sử dụng của doanh nghiệp. Hy vọng với bài viết này của Dotnetguru sẽ có thể giúp các doanh nghiệp chọn được phần mềm phù hợp và cần thiết cho mô hình kinh doanh của công ty mình để đảm bảo công việc được hoàn thành nhanh chóng với kết quả tốt đẹp nhất.