G Suite có thể là khái niệm mới đối với nhiều người nhưng Google Apps có lẽ lại quá quen thuộc. Thực tế, hai khái niệm này là một vì G Suite là cái tên thay thế cho Google Apps đã được nhà quản trị Google quyết định thay đổi vào hơn 1 năm trước. Cho dù bạn là cá nhân hay hoạt động tổ chức doanh nghiệp thì việc liên lạc, lưu trữ thông tin trên các Google Apps cũng là một hoạt động bình thường. Thế nhưng phải làm sao để bảo mật được những thông tin quan trọng của cá nhân hay doanh nghiệp? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết cách sử dụng tính năng xác thực hai yếu tố cho tài khoản của bạn nâng cao bảo mật hơn nhé!
G Suite là gì?
G Suite được phát triển dựa trên nền tảng chính của Google. G Suite được xem là một trong những dịch vụ đám mây của Google, có chức năng chuyên sử dụng cho các doanh nghiệp. Khi mới ra đời, người ta thường gọi là Google Apps thay vì là G Suite như hiện tại, cái tên G Suite mới chỉ tồn tại được hơn 1 năm kể từ khi Google quyết định đổi tên vào năm ngoái.
Với tài khoản G Suite, bạn có thể đăng kí email cho riêng mình theo cá nhân hoặc theo doanh nghiệp. G Suite bao gồm các ứng dụng web khá phổ biến như: Gmail, Google Drive, Google Hangouts, Google Docs, Google Calender… Các sản phẩm này được cung cấp cho người sử dụng một cách hoàn toàn miễn phí. Bên cạnh đó, G Suite có cộng thêm các chức năng chuyên dùng cho kinh doanh của doanh nghiệp hay cá nhân bạn bằng cách tạo tên miền cho riêng bạn (ví dụ: @anphuccompany.com…)
G Suite có ít nhất 30GB dung lượng lưu trữ dành cho tài liệu và email, có tính năng hỗ trợ qua điện thoại và email 24/7. Với sứ mệnh khi thành lập là một dạng điện toán đám mây của Google, G Suite lưu trữ dữ liệu từ khách hàng hay quản lý vào một trung tâm lưu trữ dữ liệu chung để người dùng dễ dàng tìm kiếm và tổng hợp thay vì lưu trữ trên các hệ thống quản lý máy chủ tại các công ty riêng lẻ. Hơn nữa, G Suite cũng đảm bảo tính bảo mật khá tốt theo kỹ thuật của điện toán đám mây của Google. Theo nhận xét từ trang công nghệ Tech-Buzz, G Suite là một phần của công nghệ lưu trữ không thể thiếu hiện nay, dù bạn là cá nhân hay doanh nghiệp thì cũng không thể bỏ qua toàn bộ những ứng dụng mà nó hỗ trợ.
Chức năng xác minh hai bước là gì?
Chức năng xác minh hai bước thực chất là một tính năng bảo mật nâng cao của Google. Mục đích của xác minh hai bước là tối đa mức độ an toàn, bảo mật, đồng thời nâng cao thêm bảo mật để bổ sung vào tài khoản Email của người dùng cũng như các tài khoản khác thuộc G Suite được quản lý bởi người dùng bằng cách yêu cầu họ nhập mã xác minh cùng tên đăng nhập và mật khẩu đã đăng ký trước khi muốn vào tài khoảng Email của mình.
Xác minh hai bước mang tính thiết lập bảo mật nâng cao rất tốt, nó giúp tài khoản của bạn tránh được việc bị xâm nhập và truy cập trái phép từ phía một người dùng nào đó khác với mục đích không tốt. Kẻ tấn công tài khoản bạn không thể đăng nhập và truy cập nếu không nhập số xác mình bổ sung mà bạn đã thiết lập và cài đặt trước đó. Việc xác minh này có thể ở dạng mật mã mà chỉ người dùng mới có thể nhận được qua điện thoại di động với số điện thoại mà bạn đã đăng ký hoặc ít nhất là thông qua chữ ký đã được mã hóa có trên khóa bảo mật của tài khoản.
Xác minh hai bước là một bước nên được áp dụng và thực thi cho tất cả các quản trị viên cấp cao, VIP hay các tài khoản quan trọng trong công ty, doanh nghiệp, cá nhân. Bởi lẽ những tài khoản quan trọng thường có những tài liệu, dữ liệu cần được bảo mật.
Để có thể xác minh hai bước, bạn cần có điện thoại để phê duyệt các lần đăng nhập vì mã xác minh sẽ được gửi riêng qua số điện thoại bạn đã đăng ký khi lập tài khoản. Bạn có thể sử dụng các hệ điều hành Android hay cả iPhone để kết nối dữ liệu của điện thoại. Qua đó, nhận lời nhắc qua điện thoại hoặc ứng dụng Authenticator để tạo các mã xác minh ngoại tuyến. Bạn có thể chọn cách nhận mã xác minh qua tin nhắn trực tiếp văn bản hoặc nhận cuộc gọi điện thoại từ phía tổng đài. Sau khi bật 2-S, người dùng có thể sử dụng cả Khóa bảo mật hoặc in các mã pin dự phòng.
Trong tài khoản G Suite của mình, người dùng có thể sử dụng chức năng này khi các tài khoản quản trị ở mức cấp cao nhất của gói mail đã bật hoặc tắt chức năng này. Do đó, bạn hãy theo dõi ngay bài viết hướng dẫn dưới đây để biết cách khởi động hay vô hiệu quá chế độ bảo mật hai lớp trên G Suite để bảo mật an toàn tuyệt đối hóa cho tài khoản của mình.
Hướng dẫn cách xác minh chức năng hai bước trong G Suite
Dưới đây là các bước hướng dẫn cách xác minh chức năng hai bước trong G Suite:
Bước 1: Đăng nhập vào bằng tài khoản admin G Suite. Chọn Security tại màn hình Admin console
Bước 2: Chọn Cài đặt cơ bản (Basic Settings)
Bước 3: Tại mục Two-step verification (Xác minh hai bước) chọn bỏ tích/ hoặc tích vào ô Allow users to turn on 2-step verification (cho phép người dùng bật xác minh hai bước) tuỳ vào nhu cầu tổ chức bạn muốn bật/tắt chức năng này. Sau đó nhấn chọn SAVE để lưu các bước vừa thiết lập.
Có một lưu ý nhỏ cho các bạn răng: Nếu bạn đã đăng ký khóa bảo mật, bạn nên thu hồi quyền truy cập thông tin tài khoản cá nhân trước khi tắt xác minh hai bước cho người dùng. Bởi khi đã tắt xác minh hai bước, tương đương với việc khóa bảo mật đăng ký của bạn bị thu hồi. Vậy nên bạn nên thu hồi quyền truy cập trước khi tắt nếu không muốn đợi một thời gian cho tới khi nhận lại khóa bảo mật.
Cách bật Less Secure trong G Suite
Bật Less Secure được hiểu là cho phép ứng dụng ít an toàn truy cập tài khoản G Suite. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách bật less secure mà không cần bật xác minh hai bước hay tạo mật khẩu cho ứng dụng nữa.
Bước 1: Đầu tiên, Truy cập bảng điều khiển quản trị và chọn Chọn menu Bảo Mật > Chọn Cài đặt cơ bản > Click vào liên kết Chuyển tới cài đặt cho ứng dụng ít bảo mật hơn.
Bước 2: Tick chọn “Thực thi quyền truy cập vào các ứng dụng ít an toàn hơn cho tất cả người dùng (Không được đề xuất)“. Nếu bạn tick chọn “Cho phép người dùng quản lý quyền truy cập của họ vào các ứng dụng ít an toàn hơn“, bạn cần thực hiện thêm bước 2 ở dưới.
Bước 3: Sau đó nhấn Lưu tùy chọn trước đó.
Tiếp đó, bạn có thể thay đổi cài đặt của mình để cho phép các ứng dụng kém an toàn truy cập vào tài khoản của mình. Thực tế, bạn không nên chọn tùy chọn này bởi nó có thể khiến một ai khác bất kì có thể đột nhập tài khoản của bạn dễ dàng hơn. Nếu bạn vẫn muốn thực hiện cho phép quyền truy cập, hãy thực hiện theo hai bước chính sau:
Bước 1: Tới mục “Ứng dụng an toàn” trong mục Tài khoản của tôi
Bước 2: Chọn “Bật” bên cạnh “Quyền truy cập dành cho các ứng dụng kém an toàn”.
Vậy là với vài bước cơ bản, bạn hoàn toàn có thể bật quyền cho phép truy cập của các ứng dụng kém an toàn.