Thời đại của công nghệ 4.0 đã ngày càng phổ biến và phát triển nên hầu như mọi thứ đều được giải quyết xử lý thông qua các phần mềm ứng dụng. Là một nhà quản lý ,bạn phải liên tục làm việc giải quyết các dự án phức tạp mỗi ngày, tùy vào mức độ khác nhau nhưng có thể chắc chắn rằng bạn sẽ bị rối lên bởi cả “núi” thông tin cần xử lý. Đây cũng chính là lý do khiến cho các công ty phần mềm cho sự ra đời của nhiều ứng dụng hiện đại nhằm đáp ứng các nhu cầu quản lý dự án, giúp cho việc quản lý của bạn trở nên dễ dàng và thành công hơn. Mỗi phần mềm đều có những tính năng đặc trưng và được tối ưu hóa riêng cho từng dự án khác nhau. Vậy trong bài viết này chúng ta hãy cùng tìm hiểu về top 10 ứng dụng quản lý dự án chuyên nghiệp hàng đầu 2020 nhé.
Phần mềm quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án chính là áp dụng các kiến thức bản thân cộng với kỹ năng , công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án nhằm đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của dự án ngoài phần chuyên môn còn về thời gian ,chi phí, nguồn lực. Và để tiến hành điều đó một cách chuẩn xác và dễ dàng ,nhanh chóng hơn chúng ta phải cần tới phần mềm quản lý dự án.
Theo chia sẻ từ công ty thiết kế phần mềm Mona Media, phần mềm quản lý dự án chính là một công cụ được con người sử dụng trong việc quản lý tiến trình thực hiện dự án đó từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc. Phần mềm có chứa những tính năng thiết yếu như : tạo biểu đồ, theo dõi sát sao tiến trình công việc, chia sẻ tài liệu, báo cáo và quản lý công việc, lập kế hoạch dự án và trao đổi giữa các nhóm, phòng ban, thống kế số dữ liệu,…
Vì sao cần phần mềm quản lý dự án ?
Như chúng ta biết rằng lập trình web app hay phần mềm quản lý dự án sẽ hỗ trợ chúng ta trong việc thỏa mãn đủ 2 điều kiện : người quản lý và nhân viên làm việc. Đối với nhân viên đây sẽ là công cụ giúp đẩy mạnh hiệu suất làm việc, nâng cao hiệu quả công việc. Còn đối với người quản lý đây chính là một “ cánh tay” đắc lực sẽ hệ thống hóa được quy trình làm việc cho đội, nhóm, tất cả sẽ được bao quát tập trung chỉ trong một phần mềm duy nhất.
Theo như hình thức cũ, khi muốn giao việc, người quản lý thường phải trực tiếp truyền đạt bằng miệng, chat hay gửi email, thông qua bảng tính excel,…tất cả những công cụ đó đều bao hàm có thể quản lý được công việc dự án . Nhưng khuyết điểm lớn nhất là chúng sẽ không thể đồng nhất, không thật sự tối ưu nhất cho doanh nghiệp, chưa kể đến có những tính năng vượt xa ngoài tầm phạm vi của những công cụ đó.
Từ khi phần mềm quản lý dự án ra với những đặc tính vượt trội ,là công cụ chuyên biệt giúp cho việc quản lý tốt hơn và hiệu quả hơn.
Top 10 ứng dụng quản lý dự án chuyên nghiệp hàng đầu 2020
1. FaceWorks
Một trong những phần mềm quản lý dự án thuộc top hàng đầu tại Việt Nam không thê không kể đến FaceWorks. Những đối tác của FaceWorks đều từ những thương hiệu danh tiếng trong nước như : A.I.S.V, ANTV, EIB, IIG Việt Nam.
Tùy theo đặc tính của mỗi lĩnh vực mầ FaceWorks sẽ cung cấp cho người sử dụng những phần mềm quản lý chuyên dụng khác nhau giúp bạn có thể phát huy được hết hiệu năng nổi bật vốn có của phần mềm. Bộ phần mềm FaceWorks bao gồm từ quản lý văn cho tới quản lý kho, quản lý nhân sự,…Nhờ vào bộ phần mềm này mà cả hệ thống chuỗi công ty đều sẽ được đồng bộ hóa và dễ dàng quản lý các dự án hơn rất nhiều.
2. Trello
Tiếp đến, chúng ta chắc chắn không thể bỏ lỡ “đại gia” Trello. Phần mềm này đã chào sân thị trường tính đến nay cũng đã một khoảng thời gian tương đối dài và “đủ lông đủ cánh” để tiếp cận được một lực lượng người dùng khá đông đảo. Trello thể hiện đẳng cấp và khả năng chuyên nghiệp của mình trong việc quản lý mọi người trong cùng một dự án giúp bạn có thể dễ dàng phân chia công việc và theo dõi sát sao tiến độ quy trình.
Công ty cũng đã sáng chế mở rộng thêm tính năng tạo các phòng họp riêng trực tuyến để tất cả có thể cùng làm việc nhóm, trao đổi thông tin nhanh nhất khi cần thiết trên phần mềm. Trello hiện đã có mặt hoạt động trên nhiều nền tảng khác nhau như : Web, mobile,windows,…giúp tiện lợi hơn cho người dùng.
3. Asana
Asana được xem như một kho tàn tập hợp các việc cần làm – nó đủ mạnh đến nỗi có thể chứa được các đội lớn và các dự án phức tạp. Nó tập trung mạnh vào mục tiêu của công ty và đạt được chúng đúng thời gian và ngân sách.Khi sử dụng ứng dụng Asana, người dùng có thể xem các dự án của họ theo nhiều cách. Sản phẩm còn được tính năng chế độ xem danh sách liệt kế các nhiệm vụ theo kiểu công việc chuẩn.
Ngoài ra còn có chế độ xem bảng , đó là dạng bảng kanbang tương tự giống như của Trello cung cấp và chế độ xem dòng thời gian thể hiện trực quan và mỗi phần của dự án đều được ăn khớp với nhau.Một khía cạnh độc đáo thu hút người dùng của Asana là các mẫu template được thiết kế sẵn riêng của nó. Nếu bạn chưa thật sự quen với việc quản lý dự án, bạn có lẽ sẽ rất cần và thích thú ngay với tính năng này.
Về mặt cơ bản, Asana đã tạo ra một loạt các mẫu dự án sẵn khác nhau dành cho mỗi bộ phân riêng biệt bao gồm như tiếp thị, nhân sự, và thiết kế. Trong quá trình xây dựng công việc riêng, người dùng có thể sử dụng các mẫu này như một nền tảng đã được minh chứng. Tương tự như Trello, Asana cũng là phần mềm cung cấp các chức năng miễn phí. Tuy nhiên, nếu bạn cần nâng cấp thì gói Premium của nó dao động ở mức 9,99 $/ tháng.
4. Project Zoho
Zoho đã trở nên khá quen thuộc và phổ biến trên thị trường Việt Nam trong những năm gần đây. Nó là một bộ ứng dụng kinh doanh hoàn chỉnh, một phần mềm quản lý dự án giúp theo dõi, lập kế hoạch và đồng hành cộng tác trong những dự án lớn nhỏ.
Đầu tiên phải công nhận ứng dụng này có đủ mọi tính năng quản lý dự án lý tưởng như bạn mong ước. Bất kể việc bạn đang thực hiện dự án nào, phức tạp đến đâu thì bạn đều có thể giải quyết, lên kế hoạch và quản lý nó hiệu quả. Gói tiêu chuẩn của ứng dụng này cũng không đến nỗi quá đắt tầm 18$ cho 6 người dùng mỗi tháng
5. Mona PMS
Một phần mềm quản lý dự án và lập kế hoạch kinh doanh chuyên nghiệp khá phổ biến được đề cập ở đây đó là Mona PMS. Công cụ này cung cấp danh sách các việc cần làm một cách tiện lợi và linh hoạt bằng bảng tính cụ thể. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng liệt kê ra những gì cần hoàn thành và cập nhật thông tin chi tiết như chỉ dẫn nhiệm vụ, phần làm việc của các thành viên trong nhóm và trao đổi trò chuyện trực tuyến .
Để sử dụng phần mềm này, trước tiên hãy xây dựng một dự án mới và lập ra các nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành. Tiếp theo nhấp vào từng nhiệm vụ đã đề ra và chỉnh sửa thêm những chi tiết quan trọng quan trọng cuối cùng như ai là người chịu trách nhiệm thực hiện và hoàn thành phần đó . Sau đó hướng dẫn họ cách theo dõi bất kì tệp đính kèm nào mà họ cần. Hoặc hơn nữa ngoài chức năng trò chuyện nội bộ, người dùng cũng có thể gửi email cho nhau trực tiếp bên trong ứng dụng quản lý này. Chắc chắn điều này sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc trở nên thuận tiện hơn.
6. Monday
Trước đây Monday được gọi là Dapulse, điều làm cho Monday tạo nên điểm nhấn khác biệt đó là sự tập trung vào quy trình công việc. Những người phát minh nên ứng dụng quản lý này hiểu rõ rằng các dự án hiếm khi đi theo kế hoạch dự định ban đầu. Vì thế, thay vì chỉ đơn giản cung cấp cho người dùng một danh sách nhiệm vụ tiêu chuẩn để kiểm tra thì họ đã kèm theo một tính năng bao gồm giai đoạn công việc.
Khi tạo một tác vụ, có cột “giai đoạn” hiển thị màu được thêm vào, để thể hiện các giai đoạn khác nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Ví dụ như cột đó hiển thị màu xanh lá cây thì nghĩa là nhiệm vụ đó đã hoàn thành xong, màu cam sẽ biểu hiện cho nhiệm vụ chưa được thực hiện,…
Ứng dụng này giúp việc quản lý trông dễ nhìn nhận biết hơn, từ đó phần nào cũng giúp công việc được thúc đẩy tiến triển nhanh hơn. Monday cũng tổng hợp các tính năng hữu ích như chế độ xem dofng thời gian, chức năng trò chuyện trực tuyến nội bộ, tiến trình theo dõi được sắp xếp ưu tiên.Sau khi sử dụng bản miễn phí, Monday có thể được truy cập với giá 39 đô/ tháng cho 5 người dùng.
7. Microsoft Project
Microsoft Project là một sản phẩm được cho ra đời từng “ông lớn” Microsoft. Phần mềm sở hữu những tính năng đa dạng khi có thể quản lý toàn bộ các dự án với quy mô lớn nhỏ khác nhau. Các tính năng cũng tiện lợi, đơn giản và dễ sử dụng đi kèm với giao diện trực quan. Các tính năng nổi bật trên đây có thể liệt kê như : tạo kế hoạch, phân chia dữ liệu, tài nguyên, quản lý tiến độ công việc,… Với đối tượng người dùng hướng đến là những cá nhân, tổ chức phổ thông, Microsoft Project giúp cộng đồng dễ dàng tiếp cận và áp dụng những công nghệ quản lý mới lên các mô hình truyền thống như kết hợp dữ liệu của web bán đồ ăn online của một nhà hàng truyền thống để tiến hành các kế hoạch marketing, tạo ra các bản thống kê, báo cáo kết hợp từ nhiều nền tảng khác nhau như OTA, web app đặt tour cho một doanh nghiệp du lịch.
8. Smartsheet
Bạn đã quen với các hình thức của bảng tính tiêu chuẩn nhưng muốn kèm thêm với một số tính năng mới lạ khác ? Vậy thì Smartsheet chính là câu trả lời hoàn chỉnh nhất, một ứng dụng quản lý kết hợp mọi thứ yêu thích của bạn. Nó bao gồm về bảng tính với nhận xét, báo cáo trạng thái dự án, phân công nhiệm vụ và các tính năng ngân sách.
Điều tuyệt vời nhất của ứng dụng này chính là tính năng linh hoạt của nó . Bạn có thể tự do chèn hàng ,thêm cột, hộp kiểm vào bảng tính lớn của mình tùy ý. Bạn cũng có thể xem các dự án thông qua biểu đồ Gantt, đặt lời nhắc đi kèm điều kiện và chèn thêm tệp đính kèm.
Smartsheet chính là phần mềm quản lý dự án ưu việt nhất dành cho những ai đam mê bảng tính và được phép truy cập với giá 14 đô/ tháng sau khi trải nghiệm miễn phí 30 ngày.
9. Project Place
Một phần mềm bao hàm các tính năng hiện đại giúp bạn quản lý nhóm và phân chia cụ thể công việc khác nhau không ở đâu xa chính là Project Place. Đến với ứng dụng Project Place bạn có thể thực hiện song song một công đôi việc với nhiều dự án khác nhau cùng lúc mà không lo bị xung đột. Trên phần mềm này cũng cho phép bạn chia sẻ dữ liệu trực tuyến mà không cần thông qua dữ liệu Cloud. Bên cạnh đó, giao diện của Project Place cũng là một điểm cộng thu hút với sự bắt mắt, tinh tê và rất trực quan đối với người dùng.
10. myXteam
Nếu như bạn là người thường xuyên cập nhật tin tức thì chắc hẳn đã không xa lạ đối với chương trình truyền hình Shark Tank Việt Nam, và hiển nhiên chắc các bạn cũng biết đến màn gọi vốn khá “shock” của myXteam hiện đang là công ty điều hành cung cấp các giải pháp quản lý dự án, nhân viên tốt nhất trên thị trường hiện nay.
CEO của myXteam đã chứng minh khẳng định vị thế tầm cỡ của mình so với ông trùm Trello đang gây sốt trên thị trường. Về mảng myXteam sẽ tập trung mạnh vào quản lý công việc dự án và đặc biệt cực kì chuyên nghiệp dành riêng cho doanh nghiệp SMEs cũng như xây dựng tối ưu hóa cho nền tảng quản lý của người Việt trong những năm gần đây.
Kết luận
Trên đây là bao gồm Top 10 ứng dụng quản lý dự án chuyên nghiệp được xếp hạng hàng đầu cũng như nhận được những phản hồi tích cực từ người sử dụng trong năm 2020. Mình hy vọng với bài tổng hợp nhỏ này sẽ giúp các bạn phần nào nắm rõ thông tin để chọn được một phần mềm quản lý phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình. Chúc các bạn thành công !