Thời đại công nghệ 4.0 hầu như mọi thứ đều được xử lý thông qua các phần mềm ứng dụng. Khi là một nhà quản lý, bạn phải liên tục giải quyết các dự án phức tạp mỗi ngày tùy mức độ khác nhau. Nhưng chắc chắn bạn sẽ bị căng thẳng do cả “núi” thông tin cần xử lý. Đây là lý do khiến các công ty phần mềm cho ra đời nhiều ứng dụng hiện đại. Nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý dự án và giúp việc quản lý dễ dàng và thành công hơn. Mỗi phần mềm đều có tính năng đặc trưng và được tối ưu hóa riêng cho từng dự án. Hãy cùng Dotnetguru tìm hiểu về top 10 phần mềm quản lý dự án hiệu quả hàng đầu 2023 sau đây.
Phần mềm quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án chính là áp dụng các kiến thức bản thân cộng với kỹ năng , công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án nhằm đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của dự án ngoài phần chuyên môn còn về thời gian ,chi phí, nguồn lực. Và để tiến hành điều đó một cách chuẩn xác và dễ dàng, nhanh chóng hơn cần tới phần mềm quản lý dự án.
Theo chia sẻ từ công ty thiết kế phần mềm Mona Media, phần mềm theo dõi tiến độ dự án chính là một công cụ được sử dụng trong việc quản lý tiến trình thực hiện dự án đó từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc.
Công cụ có chứa những tính năng thiết yếu như : tạo biểu đồ, theo dõi sát sao tiến trình công việc, chia sẻ tài liệu, báo cáo và quản lý công việc, lập kế hoạch dự án và trao đổi giữa các nhóm, phòng ban, thống kế số dữ liệu,…
Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý dự án?
Như chúng ta biết rằng lập trình web app hay phần mềm quản lý dự án sẽ hỗ trợ chúng ta trong việc thỏa mãn đủ 2 điều kiện : người quản lý và nhân viên làm việc. Đối với nhân viên đây sẽ là công cụ giúp đẩy mạnh hiệu suất làm việc, nâng cao hiệu quả công việc. Còn đối với người quản lý đây chính là một “ cánh tay” đắc lực sẽ hệ thống hóa được quy trình làm việc cho đội, nhóm, tất cả sẽ được bao quát tập trung chỉ trong một phần mềm duy nhất.
Theo như hình thức cũ, khi muốn giao việc, người quản lý thường phải trực tiếp truyền đạt bằng miệng, chat hay gửi email, thông qua bảng tính excel,…tất cả những công cụ đó đều bao hàm có thể quản lý được công việc dự án . Nhưng khuyết điểm lớn nhất là chúng sẽ không thể đồng nhất, không thật sự tối ưu nhất cho doanh nghiệp, chưa kể đến có những tính năng vượt xa ngoài tầm phạm vi của những công cụ đó.
Từ khi phần mềm quản lý tiến độ dự án ra với những đặc tính vượt trội ,là công cụ chuyên biệt giúp cho việc quản lý tốt hơn và hiệu quả hơn.
Top 10 Phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp, tốt nhất 2023
Cùng Dotnetguru tìm hiểu top 10 phần mềm quản lý tiến độ dự án hiệu quả nhất hiện nay ngay sau đây. Đó là:
Wrike Software
Wrike là phần mềm quản lý dự án khá phổ biến trong lĩnh vực quản lý theo dõi tiến độ dự án và quản trị công việc. Khả năng tùy biến nhanh, cho phép người dùng tự do sửa đổi bảng điều khiển hệ thống theo nhu cầu. Từ đó, dễ dàng thiết lập quy trình quản lý dự án theo yêu cầu của từng dự án và từng lĩnh vực hoạt động.
Ví dụ: tính linh hoạt cho phép các bạn và nhóm của mình biến đổi nó thành giải pháp hợp tác, quản lý công việc tổng thể. Ngoài ra, tính năng theo dõi thời gian được tích hợp với Zapier, giải pháp tự động hóa app web.
Tuy nhiên, phần mềm quản lý tiến độ dự án Wrike chỉ phù hợp với quy mô team nhỏ hoặc start-up không có nhiều kinh phí. Nếu các doanh nghiệp nhỏ muốn dùng các chức năng chuyên sâu hơn. Thì các bạn phải mua bản quyền phần mềm với gói đắt tiền hơn.
Đặc điểm phần mềm Wrike:
- Tính năng Zapier hỗ trợ quản lý thời gian thực hiện công việc chặt chẽ.
- Có thể trao đổi với nhà phát triển để khắc phục các lỗi trong quá trình sử dụng.
- Cho phép đồng bộ dữ liệu trên nên tảng Github.
- Phần mềm miễn phí (số lượng tối đa 5 người).
>>> Xem thêm: Top 7+ Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng tốt nhất 2023
Trello
Trello là phần mềm quản lý dự án được sử dụng phổ biến hàng đầu trên thế giới. Công cụ Trello cung cấp 2 phiên bản quản lý dự án miễn phí và trả phí dành cho người dùng có thể lựa chọn. Tuy nhiên, phiên bản miễn phí sẽ giới hạn một số tính năng so với phiên bản trả phí.
Phần mềm theo dõi tiến độ dự án miễn phí Trello có một số điểm mạnh. Đó chính là tính năng giao việc đến nhân sự theo một cách khoa học. Về giao diện làm việc thì giải pháp phần mềm này sử dụng theo dạng bản Kanban.
Phân mềm còn mở rộng thêm tính năng tạo các phòng họp riêng trực tuyến. Để mọi người cùng làm việc nhóm, trao đổi thông tin nhanh chóng khi cần. Trello hiện đã có mặt và đang hoạt động đa nền tảng như : Web & mobile, windows,… tiện lợi hơn cho người dùng.
Đặc điểm phần mềm Trello:
- Thêm hoặc xóa bớt nhân sự dự án một cách dễ dàng.
- Tính năng nhận xét trực tiếp & đính kèm tài liệu.
- Có thể Tag tên người dùng hay Tag các phần công việc.
- Hoạt động đa nền tảng PC, laptop, mobile và máy tính bảng…
- Có phiên bản miễn phí (bị giới hạn tính năng).
Due
Due là một công cụ quản lý dự án cho phép định mức chi phí quản lý dự án. Nhắc nhở công việc hiệu quả cho doanh nghiệp hoặc team quy mô nhỏ. Với tính năng nhắc nhở công việc nhanh chóng, kịp thời. Phần mềm liên tục nhắc bạn làm nhiệm vụ đến khi hoàn thiện chúng. Thông báo chỉ tắt khi các bạn nhấn “đã hoàn thành”
Do ưu điểm của phần mềm Due là tập trung vào tính năng nhắc việc. Nên các nhiệm vụ khác trong quản trị công việc như: báo cáo, lập kế hoạch, giao việc… còn hạn chế. Do đó, phần mềm quản lý dự án online này chỉ phù hợp với những ai muốn tìm giải pháp quản lý công việc cho quy mô vừa và nhỏ.
Đặc điểm phần mềm Due:
- Phần mềm có thể hoạt động khi không có internet.
- Theo dõi, giám sát chặt chẽ tiến độ công việc dự án.
- Quản lý lịch làm việc một cách khoa học.
- Tự động thông báo khi sắp đến thời hạn hoàn thành công việc.
- Khung thời gian thực hiện công việc được tích hợp trên màn hình giúp quản lý chặt chẽ thời gian.
- Phần mềm miễn phí.
>>> Xem thêm: Top 10 Phần Mềm Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Phổ Biến Nhất 2023
Jira
JIRA là một phần mềm quản lý dự án miễn phí đến từ công ty Atlassian. Công cụ quản lý dự án này được thiết kế giúp thiết lập kế hoạch, theo dõi tiến độ bằng cách sử dụng mô hình Agile (phương pháp tập trung hiệu quả). Do đó, các phiên bản sản phẩm sẽ được update liên tục dựa theo phản hồi của khách hàng.
Phần mềm quản lý tiến độ dự án này còn tồn tại một số vấn đề như: Giao diện phức tạp, khó sử dụng khi chưa đào tạo, mất nhiều thời gian làm quen… Đặc biệt, Jira chỉ giới hạn về một số lĩnh vực nhất định. Phù hợp với các team công nghệ, phát triển phần mềm hoặc làm việc theo phương pháp Agile.
Đặc điểm phần mềm Jira:
- Tích hợp nhiều tính năng như: lập kế hoạch, giám sát, kiểm soát tiến độ…
- Tính năng phân chia công việc rõ ràng.
- Gửi thông báo khi sắp đến thời hạn hoàn thành dự án
- Báo cáo công việc và thời gian thông qua biểu đồ.
- Phân quyền người dùng, tích hợp kết nối các nền tảng khác qua API,…
- Phần mềm miễn phí.
MISA AMIS
MISA là phần mềm quản lý dự án và công việc một cách thông minh. Công cụ cho phép thiết lập quy trình quản lý dự án một cách trực quan. Công cụ quản lý dự án tự động cập nhật thông số tiến độ công việc liên tục. Từ đó, người quản lý có cái nhìn tổng quan và phát hiện nhanh các lỗi phát sinh.
Sử dụng phần mềm theo dõi tiến độ dự án chất lượng giúp cải thiện năng suất cũng như đảm bảo chất lượng công việc.
Đặc điểm phần mềm MISA:
- Lập kế hoạch triển khai chi tiết một hoặc nhiều dự án.
- Phân quyền người dùng rõ ràng và dễ dàng theo dõi.
- Phần mềm cập nhật tiến độ theo thời gian thực tế.
- Tính năng đánh giá năng suất hoạt động và chất lượng công việc,…
VietPM
Việt PM là phần mềm theo dõi tiến độ dự án được phát triển với mục tiêu phục vụ nhu cầu quản lý dự án xây dựng. Phần mềm quản lý dự án xây dựng này có đầy đủ tính năng giúp giám sát từng chi tiết nhỏ trong quá trình vận hành.
Phần mềm quản lý dự án xây dựng VietPM giúp tinh gọn được quy trình quản lý dự án. Đồng thời kiểm soát thời gian một cách hiệu quả từ đó mang lại hiệu quả cao.
Đặc điểm phần mềm VietPM:
- Sử dụng đa nền tảng thiết bị: mobile, laptop,…
- Theo dõi tiến độ từng hạng mục của từng team/bộ phận/phòng ban.
- Dữ liệu được cập nhật rất nhanh chóng và chính xác
- Dễ dàng phân việc cho từng nhân sự.
>>> Xem thêm: Top 7 Phần mềm quản lý đào tạo, đăng ký học tín chỉ tốt nhất 2023
Mona PMS
Mona PMS là phần mềm quản lý tiến độ dự án và lập kế hoạch kinh doanh chuyên nghiệp khá phổ biến được đề cập ở đây đó là Mona PMS. Phần mềm quản lý dự án này cung cấp danh sách các việc cần làm một cách tiện lợi và linh hoạt bằng bảng tính cụ thể được công ty lập trình phần mềm Mona Software phát triển.
Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng liệt kê ra những gì cần hoàn thành và cập nhật thông tin chi tiết như chỉ dẫn nhiệm vụ, phần làm việc của các thành viên trong nhóm và trao đổi trò chuyện trực tuyến. Phần mềm của Mona SkillHub giúp bạn quản lý các nhiệm vụ và quản lý quá trình thực hiện một cách khoa học, đạt hiệu quả cao nhất.
Để sử dụng phần mềm này, trước tiên hãy xây dựng một dự án mới và lập ra các nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành. Tiếp theo nhấp vào từng nhiệm vụ đã đề ra và chỉnh sửa thêm những chi tiết quan trọng quan trọng cuối cùng như ai là người chịu trách nhiệm thực hiện và hoàn thành phần đó .
Sau đó hướng dẫn họ cách theo dõi bất kì tệp đính kèm nào mà họ cần. Hoặc hơn nữa ngoài chức năng trò chuyện nội bộ, người dùng cũng có thể gửi email cho nhau trực tiếp bên trong ứng dụng quản lý này. Chắc chắn điều này sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc trở nên thuận tiện hơn.
Asana
Asana là phần mềm quản lý tiến độ dự án giúp sắp xếp công việc một cách tối ưu nhất. Hỗ trợ người dùng sắp xếp các công việc hiệu quả và thông minh hơn. Đặc biệt, phần mềm rất hữu ích trong việc phân công các công việc trong nhóm dự án.
Sở hữu một giao diện app công cụ quản lý dự án đẹp mắt, khoa học. Bạn có thể theo dõi các thông tin như: danh sách, phân chia công việc từ lớn đến nhỏ và theo dõi dự án một cách trực quan. Asana được xem là một trong các phần mềm quản lý dự án online được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.
Asana là phần mềm có phiên bản miễn phí nhưng phần mềm này có một điểm trừ. Đó là là chi phí sử dụng công cụ quản lý dự án này khá đắt đỏ với gói Premium ở mức 9.99$/tháng. Để sử dụng trọn vẹn tất cả tính năng của nền tảng Asana thì doanh nghiệp phải bỏ ra chi phí khá cao.
Ngoài ra, phần mềm chỉ phù hợp với những công ty mô hình cộng tác liên chức năng hoặc các công ty lớn. Mà một người cần phải tham gia rất nhiều dự án của các phòng ban khác nhau.
Microsoft Project
Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án được cho ra đời từ “ông lớn” Microsoft. Công cụ này sở hữu những tính năng đa dạng khi có thể quản lý toàn bộ các dự án với quy mô lớn nhỏ khác nhau.
Các tính năng cũng tiện lợi, đơn giản và dễ sử dụng đi kèm với giao diện trực quan. Các tính năng nổi bật trên đây có thể liệt kê như : tạo kế hoạch, phân chia dữ liệu, tài nguyên, quản lý tiến độ công việc,…
Với đối tượng người dùng hướng đến là những cá nhân, tổ chức phổ thông, Microsoft Project giúp cộng đồng dễ dàng tiếp cận và áp dụng những công nghệ quản lý mới lên các mô hình truyền thống.
Cụ thể như kết hợp dữ liệu của web bán đồ ăn online của một nhà hàng truyền thống để tiến hành các kế hoạch marketing, tạo ra các bản thống kê, báo cáo kết hợp từ nhiều nền tảng khác nhau như OTA, web app đặt tour cho một doanh nghiệp du lịch.
LiquidPlanner
LiquidPlaner là phần mềm quản lý dự án online và theo dõi công việc hiệu quả. Đáp ứng rất nhiều nghiệp vụ phức tạp với một quy mô nhân sự lớn.
Phần mềm đa tính năng chuyên nghiệp như: hoạch định, lên kế hoạch, đo lường, theo dõi và giám sát tiến độ. Giúp phân tích hiệu quả công việc chi tiết để bạn nhận biết điểm mạnh và điểm yếu cần phát huy của dự án.
Tuy nhiên, giá thành của phần mềm quản lý tiến độ dự án này khá cao. Nên chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có nguồn tài chính ổn định cùng quy mô lớn. Đối với doanh nghiệp nhỏ thì cần bỏ ra mức chi phí khá cao cho công cụ quản lý dự án này.
Trên đây là Top 10 phần mềm quản lý dự án hàng đầu và nhận được phản hồi tích cực từ người sử dụng hiện nay. Mình hy vọng với bài tổng hợp nhỏ này sẽ giúp các bạn phần nào nắm rõ thông tin để chọn được một công cụ quản lý dự án phù hợp nhất cho doanh nghiệp.