Trong thời điểm hiện tại, việc xây dựng và phát triển chuỗi cung ứng logistics đang dần trở thành xu hướng tất yếu. Mang lại giá trị không thể thiếu trên con đường hội nhập kinh tế, thương mại nước ta. Trong đó, dịch vụ vận tải được xem là mắt xích quan trọng. Do đó, việc nghiên cứu và ứng dụng phần mềm TMS nhằm đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Hãy cùng Dotnetguru tìm hiểu hệ thống TMS là gì và lợi ích mà hệ thống quản lý vận tải mang lại.
Phần mềm TMS là gì?
TMS là gì? Phần mềm TMS hay Hệ thống TMS là viết tắt của “Transport Management System” được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây. Nhằm mục đích lập kế hoạch, thực hiện đồng thời tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa.
Hệ thống quản lý vận tải là phần mềm được các công ty lập trình phần mềm phát triển dành riêng cho lĩnh vực vận tải. Phần mềm hệ thống TMS mang đến các module tính năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chuỗi logistics, hệ thống vận tải một cách hiệu quả và chính xác, hạn chế tối đa những sai sót có thể gặp phải.
Hệ thống quản lý vận tải TMS của các doanh nghiệp nước ta vô cùng phức tạp. Chỉ một sai lầm nhỏ cũng có thể gây ra những tổn thất nặng nề. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm TMS hỗ trợ sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo nhất dành cho các doanh nghiệp vận tải trong thời điểm này.
Tính năng của phần mềm TMS là gì?
Tất nhiên, với vai trò quan trọng thì phần mềm TMS phải sở hữu nhiều tính năng đặc biệt và hữu ích, mang lại giá trị thực tế. Vậy tính năng hệ thống quản lý vận tải TMS là gì.
- Quản lý chứng từ: Hệ thống TMS có khả năng phê duyệt các loại giấy tờ chứng nhận cho các tài xế trực tuyến, qua đó không cần phải tiếp xúc trực tiếp mất nhiều thời gian, công sức.
- Tự động hóa hệ thống điều phối: Tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp sắp xếp lịch trình, sắp đặt thời gian và tuyến đường một cách khóa học, tối ưu nhằm tiết kiệm thời gian và cả chi phí.
- Quản lý đội xe: Tính năng này giúp cho doanh nghiệp quản lý được cả các nhân viên lái xe, các phương tiện, nhiên liệu, giám sát các hoạt động cross docking, chi phí bảo dưỡng…
- Tính năng track and trace kiện hàng: Chức năng này sẽ giúp cho mọi người nắm bắt được thời gian vận chuyển, tình hình hàng hóa, vị trí theo thời gian thực thông qua GPS nhờ vào việc được tích hợp công nghệ IoT. Đồng thời, những người quản lý cũng sẽ nhận được các thông báo chi tiết về sự cố sảy ra.
Đối tượng cần sử dụng phần mềm TMS
Hệ thống TMS được ứng dụng nhiều tại các doanh nghiệp và tổ chức có nhiều hoạt động vận tải, vận chuyển và giao nhận hàng hóa. Cụ thể như:
- Nhà sản xuất và phân phối
- Công ty thương mại điện tử.
- Doanh nghiệp chuyên bán lẻ.
- Công ty cung ứng dịch vụ vận tải và logistics.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp trong nền công nghiệp ngày nay. Từ kinh tế cho đến khoa học kỹ thuật đều có thể áp dụng hệ thống giao thông vận tải. Khai thác lợi ích của hệ thống quản lý vận tải TMS giúp tối ưu chi phí hoạt động và vận chuyển hiệu quả.
Lợi ích của phần mềm TMS trong quản lý vận tải
Tại Việt Nam, các doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics đang bắt đầu áp dụng công nghệ thông tin cho tất cả hoạt động kinh doanh. Trong đó, phần mềm TMS đóng vai trò cực quan trọng. Vậy hãy cùng xem những lợi ích của hệ thống quản lý vận tải TMS là gì?
Phần mềm TMS giúp giảm chi phí phân phối
Việc liên kết thông tin giữa kho hàng với phương tiện vận tải sẽ gây lãng phí nhiều thời gian. Ví dụ như chờ chứng từ, bốc dỡ hàng hoá,… Vì vậy, thông qua kiểm soát đội xe, quản lý nhân lực thì mọi chức năng vận tải được thực hiện rất trau chuốt và hiệu quả. Từ đó, có thể cắt giảm được chi phí tiêu thụ hàng tồn kho.
Tăng khả năng hiển thị chuỗi cung ứng
Phần mềm TMS có thể quản lý và theo dõi chu kỳ đơn hàng và giao nhận hàng trong thời gian thực. Từ đó, giúp bạn có thể theo dõi và kiểm tra toàn bộ thông tin về các loại hàng hóa bất cứ lúc nào khi cần thiết.
>>> Xem thêm: Tại sao cần thiết kế phần mềm quản lý vận tải Logistics chuyên nghiệp?
Tối ưu chi phí hành chính và lỗi hóa đơn
Hệ thống quản lý vận tải TMS có thể kiểm tra và đối chiếu hoá đơn với chủ hàng hóa, chủ phương tiện cùng các bên có liên quan. Hệ thống TMS sẽ tự động hoá quy trình thanh toán và kiểm toán cước phí.
Từ đó, hạn chế nhiều sai sót và không hiệu quả của các thủ tục này. Ngoài ra, mọi chi phí phát sinh nhanh chóng được thanh toán thông qua mobile app của tài xế.
Theo dõi vận tải cùng một nền tảng
Việc quản lý vận tải, vận chuyển, hàng hoá và tài xế theo phương pháp truyền thống mất nhiều thời gian. Cụ thể như gọi điện thoại, điều tiết tuyến đường, kiểm soát chất lượng hàng hoá… Vì vậy, hệ thống quản lý vận tải TMS đã tích hợp các thông tin vận tải từ GPS và hộp đen giúp theo dõi chính xác hơn.
Phát triển quy mô kinh doanh
Việc vận tải và quản lý tốn rất nhiều chi phí quản lý theo cách cũ vì đội xe rất đông, nhiều tuyến đường và khách hàng. Muốn phát triển dịch vụ cần đội ngũ có trình độ chuyên môn cao trong vận chuyển, điều hành điểm bốc hàng, giao nhận và tuyển đường,…
Vì vậy, với hệ thống quản lý vận tải TMS bạn chỉ cần 1 nhân sự được đào tạo nghiệp vụ. Như vậy các bạn có thể điều hành mọi hoạt động vận tải của doanh nghiệp. Việc thực hiện được tự động hóa giúp cải thiện thời gian lên kế hoạch và thực hiện công việc.
Phần mềm TMS tối ưu chi phí vận tải
Các khoản chi phí dù là nhỏ nhất cũng đều cần được tính toán và cân nhắc tỉ mỉ. Đó chính là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp có lợi nhuận để phát triển trong tương lai. Vì vậy, vận tải hàng hóa luôn được quan tâm đến bởi hoạt động này hay phát sinh chi phí do sai sót gây ra.
Khi sử dụng phần mềm TMS trong quản lý vận tải mọi người có thể hoàn toàn yên tâm về vấn đề này. Với tính năng theo dõi và quản lý mọi hoạt động của hàng hóa cũng như các hóa đơn giữa các bên, doanh nghiệp sẽ có thể tối ưu khoản chi phí trong mọi hoạt động.
Hầu hết các khoản chi phí phát sinh đều bởi thời gian chờ bốc xếp hàng hóa, hao phí nguyên liệu bởi lộ trình không hợp lý, thất thoát từ các hóa đơn không rõ ràng,…. Tất cả những điều đó sẽ được khắc phục nhờ phần mềm quản lý vận tải.
>>> Xem thêm: Top 7+ Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng tốt nhất 2023
Hỗ trợ quản lý thời gian thực dễ dàng
Một trong những lý do giúp cho hệ thống TMS quản lý hiệu quả đó chính là nguồn thông tin tức thời. Tất nhiên, trong quản lý vận tải của các doanh nghiệp thì điều này là vô cùng quan trọng.
Chắc mọi người cũng biết, nếu quá trình vận chuyển phát sinh sự cố không được xử lý kịp thời thì hậu quả mang lại sẽ là vô cùng nghiêm trọng, đặc biệt là về mặt kinh tế. Đó cũng là một trong những lý do trong quản lý vận tải nên có sự hỗ trợ của phần mềm TMS.
Với chức năng theo dõi mọi bước di chuyển của hàng hóa, từ bốc hàng, vận chuyển cho đến giao nhận, tất cả mọi thông tin sẽ được ghi nhận một cách chi tiết theo thời gian thực giúp cho nhà quản lý có thể nắm rõ tình hình. Nhờ vậy, dù gặp phải bất kỳ một sự cố nào chúng ta cũng có thể nhanh chóng đưa ra giải pháp khắc phục phù hợp.
Nâng cao sự hài lòng thông qua trải nghiệm người dùng
Hệ thống quản lý vận tải TMS có bảng quản lý vận tải riêng với mỗi khách hàng. Từ đó, khách hàng sẽ có thể nắm bắt tình trạng hàng hoá bao gồm hàng đợi nhận, đang giao và đã giao… Góp phần gia tăng sự tin tưởng của khách hàng.
Trước đây, khi còn áp dụng phương pháp quản lý truyền thống. Khách hàng và người quản lý khó nắm bắt thông tin hàng hóa. Vì vậy, khách hàng sẽ không thể xác định thời gian nhận hàng. Đây là vấn đề lớn cần chú trọng, đặc biệt là khi vận chuyển hàng lớn có giá trị cao giữa các công ty, doanh nghiệp.
Khi áp dụng hệ thống quản lý mới với phần mềm TMS, mọi người sẽ có thể xác định chính xác khi nào hàng hóa được vận chuyển đến. Đồng thời, hệ thống TMS cũng sẽ thiết lập thêm các kênh trao đổi, phản hồi thông tin từ phía khách hàng.
>>> Xem thêm: Top 10 Phần mềm quản lý dự án theo dõi tiến độ hiệu quả nhất 2023
Tôi ưu quy trình quản lý thông minh
Quy trình quản lý luôn là yếu tố then chốt quyết định đến bất kỳ hoạt động nào của công ty. Đối với các hoạt động vận chuyển hàng hóa thì quy trình quản lý cũng yêu cầu phải được triển khai một cách tối ưu.
Quy trình quản lý trước đây không thể đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại. Bởi mô hình quản lý truyền thống có quá nhiều hạn chế và sai sót. Phần mềm TMS có khả năng lưu trữ thông tin, phân tích dữ liệu một cách khoa học và chi tiết. Điều này giúp xây dựng được quy trình quản lý tối ưu nhất.
Hệ thống TMS hoạt động như thế nào?
Hệ thống quản lý vận tải sẽ thu thập và lưu trữ tất cả thông tin hàng hóa, các nhà vận chuyển và người giao hàng… Hệ thống TMS phân tích, so sánh và đối chiếu để hỗ trợ doanh nghiệp. Nhằm tối ưu hóa tuyến đường, hình thức vận tải và theo dõi tiến độ quá trình giao hàng.
Tính năng mạnh mẽ nhất của hệ thống quản lý vận tải TMS là phân tích dữ liệu. Điều này cho phép bạn theo dõi và nhận báo cáo về hoạt động vận chuyển, mức độ hiệu quả của đơn vị giao nhận vận tải. Từ đó, có thể đưa ra quyết định chính xác cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, phần mềm TMS tích hợp cùng hệ thống quản lý kho hàng WMS và phần mềm ERP rất tốt. Mỗi hệ thống phần mềm đều có chức năng cụ thể. Khi được tích hợp, phần mềm sẽ tạo thành nên hệ thống toàn diện hỗ trợ từ đầu đến cuối quy trình:
- Phần mềm ERP hỗ trợ lập kế hoạch nguồn lực, kế toán, lưu trữ đơn hàng và thiết lập hoá đơn.
- Hệ thống WMS giúp quản lý kho, sắp xếp hàng hóa, thực hiện đơn hàng, vận chuyển, giao & nhận hàng, theo dõi hàng tồn kho.
- Phần mềm TMS có trách nhiệm quản lý vận chuyển hàng hóa, tối ưu hóa tuyến đường và chi phí vận chuyển.
>>> Xem thêm: Top 10 Phần Mềm Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Phổ Biến Nhất 2023
Hệ thống TMS và WMS khác nhau như thế nào?
TMS và WMS là 2 phần mềm hỗ trợ công tác quản lý chuỗi cung ứng và giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, cần lưu ý vì đây là 2 hệ thống hoàn toàn khác nhau.
Thực tế, hệ thống được thiết kế riêng nhằm quản lý giao nhận hàng hóa. Đây là tính năng mà WMS không thể làm được. Trong khi đó, hệ thống WMS tập trung vào công tác quản lý kho.
Tuy nhiên, phần mềm TMS & WMS có thể hỗ trợ và bổ sung cho nhau rất tốt, đặc biệt với các doanh nghiệp logistics. Việc áp dụng cả 2 hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp cải tiến và phát triển liên tục. Nhờ các báo cáo theo dõi và phân tích điểm mạnh và điểm yếu trong doanh nghiệp. Từ đó, có thể đề ra các biện pháp nhằm cải thiện hiệu suất.
Việc xây dựng một hệ thống quản lý vận tải tối ưu với sự giúp sức của phần mềm TMS. Chính là yếu tố then chốt để giúp hoạt động của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Hy vọng với các thông tin về hệ thống quản lý vận tải TMS là gì? Đã giúp bạn hiểu hơn về khái niệm hệ thống TMS cũng như lợi ích mà phần mềm này mang lại.