Khi đánh giá nhà cung cấp dịch vụ công nghệ, nhiều doanh nghiệp chỉ chú ý tới giá cả và tính năng mà quên mất yếu tố bảo mật. Một khách hàng từng tìm tới chúng tôi sau khi đã ký hợp đồng với một nhà cung cấp phần mềm quản lý khách hàng. Ba tháng sau, họ mới phát hiện toàn bộ dữ liệu được lưu trên một server không hề mã hóa. Ai có đường link cũng có thể truy cập được. May mắn chưa xảy ra sự cố rò rỉ nghiêm trọng, nhưng đây là bài học đắt giá: giá cả hay tính năng đẹp mắt không quan trọng bằng việc nhà cung cấp có thực sự coi trọng bảo mật hay không.
Vì sao bảo mật dữ liệu là tiêu chí sống còn khi chọn đối tác công nghệ
Rủi ro rò rỉ dữ liệu khách hàng và tài chính khi hợp tác với nhà cung cấp thiếu chuẩn bảo mật là mối lo hiện hữu. Nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra điều này khi đã quá muộn, giống trường hợp khách hàng vừa kể. Dữ liệu khách hàng, thông tin tài chính hay dữ liệu nội bộ doanh nghiệp, một khi đã giao cho nhà cung cấp bên ngoài quản lý, sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào mức độ nghiêm túc của họ trong việc bảo vệ. Một lỗ hổng bảo mật nhỏ ở phía nhà cung cấp cũng có thể kéo theo hậu quả lớn cho chính doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ.
Chi phí khắc phục sự cố sau khi xảy ra thường lớn hơn nhiều lần chi phí thẩm định ban đầu. Đây là bài học mà chúng tôi luôn nhấn mạnh với khách hàng trước khi họ ký bất kỳ hợp đồng công nghệ nào. Việc dành thời gian, thậm chí thuê thêm chuyên gia để thẩm định bảo mật trước khi hợp tác, có thể tốn một khoản chi phí nhất định. Nhưng con số này gần như không đáng kể so với chi phí xử lý khủng hoảng, bồi thường thiệt hại và mất uy tín nếu sự cố rò rỉ dữ liệu thực sự xảy ra sau này.
Checklist due diligence bảo mật trước khi ký hợp đồng
Kiểm tra chứng chỉ, tiêu chuẩn bảo mật như ISO 27001, SOC 2 và quy trình xử lý sự cố là bước đầu tiên nên thực hiện. Nói dễ hiểu, ISO 27001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thông tin. SOC 2 là báo cáo kiểm toán độc lập đánh giá quy trình bảo mật của nhà cung cấp dịch vụ. Có được những chứng chỉ này không đảm bảo tuyệt đối an toàn, nhưng cho thấy nhà cung cấp đã trải qua quy trình đánh giá nghiêm ngặt từ bên thứ ba. Điều này đáng tin cậy hơn nhiều so với lời cam kết miệng.
Yêu cầu minh bạch về nơi lưu trữ dữ liệu, phân quyền truy cập, chính sách sao lưu cũng là phần không thể bỏ qua trong quá trình thẩm định. Doanh nghiệp cần biết rõ dữ liệu của mình được lưu trữ ở đâu, ai có quyền truy cập vào hệ thống, và tần suất sao lưu dữ liệu diễn ra như thế nào. Một nhà cung cấp uy tín sẽ sẵn sàng cung cấp thông tin này rõ ràng. Trong khi đó, nhà cung cấp thiếu minh bạch thường tìm cách né tránh hoặc trả lời chung chung khi được hỏi những câu hỏi cụ thể như vậy.
Xem lại lịch sử sự cố bảo mật trước đây và cách nhà cung cấp từng xử lý khủng hoảng cũng cung cấp thông tin quý giá về độ tin cậy thực sự. Không nhà cung cấp nào dám khẳng định tuyệt đối chưa từng gặp sự cố bảo mật. Điều quan trọng hơn là cách họ đã xử lý sự cố đó ra sao, có thông báo kịp thời cho khách hàng bị ảnh hưởng hay không, và đã cải thiện quy trình như thế nào sau đó. Thay vì chỉ nhìn vào việc có từng xảy ra sự cố hay chưa, hãy đánh giá cách họ phản ứng.
Những dấu hiệu cảnh báo (red flag) cần lưu ý khi đánh giá nhà cung cấp dịch vụ công nghệ
Né tránh câu hỏi kỹ thuật về bảo mật hoặc không có tài liệu chứng minh là dấu hiệu cảnh báo đầu tiên và rõ ràng nhất. Một nhà cung cấp thực sự nghiêm túc về bảo mật thường sẵn sàng, thậm chí chủ động, cung cấp tài liệu kỹ thuật chi tiết khi khách hàng hỏi. Nếu gặp phải câu trả lời mơ hồ kiểu “chúng tôi bảo mật tuyệt đối” mà không kèm bằng chứng cụ thể nào, đây là dấu hiệu nên cân nhắc kỹ trước khi tiếp tục hợp tác.
- Cảnh giác khi nhà cung cấp không thể cung cấp chứng chỉ bảo mật khi được yêu cầu
- Nghi ngờ nếu điều khoản hợp đồng về trách nhiệm dữ liệu quá sơ sài hoặc mơ hồ
- Đặt câu hỏi thêm nếu giá dịch vụ quá thấp so với mặt bằng chung mà không giải thích được lý do
Hợp đồng không quy định rõ trách nhiệm và bồi thường khi xảy ra sự cố dữ liệu cũng là dấu hiệu cần đặc biệt lưu tâm trước khi đặt bút ký. Một hợp đồng công nghệ nghiêm túc cần nêu rõ trách nhiệm của mỗi bên nếu xảy ra sự cố rò rỉ dữ liệu, mức bồi thường tương ứng và quy trình thông báo khi có vấn đề xảy ra. Thiếu những điều khoản này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp gần như không có cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi nếu sự cố thực sự xảy ra sau này.
Khi cần một bên độc lập đồng hành đánh giá năng lực kỹ thuật
Với dự án đòi hỏi tiêu chuẩn cao, đội ngũ nội bộ nên tham khảo thêm đơn vị tư vấn công nghệ giàu kinh nghiệm để thẩm định khách quan. Điều này đặc biệt cần thiết khi doanh nghiệp chưa có chuyên môn kỹ thuật sâu để tự đánh giá. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ không có đủ nhân sự IT chuyên sâu để tự thẩm định các tiêu chuẩn bảo mật phức tạp. Trong trường hợp này, thuê một bên độc lập có chuyên môn kỹ thuật để rà soát trước khi ký hợp đồng dài hạn là khoản đầu tư đáng cân nhắc, đặc biệt với những hợp đồng liên quan tới dữ liệu nhạy cảm.
Tham khảo thêm đánh giá dịch vụ hosting và email doanh nghiệp
Một đánh giá độc lập giúp doanh nghiệp tránh sai lầm tốn kém trước khi ký hợp đồng dài hạn. Góc nhìn từ bên thứ ba thường khách quan hơn so với việc chỉ dựa vào thông tin do chính nhà cung cấp cung cấp. Nếu bạn đang cân nhắc lựa chọn dịch vụ hosting cho dự án của mình, việc tham khảo đánh giá thực tế cũng giúp có thêm góc nhìn khách quan trước khi quyết định. Tham khảo thêm review chất lượng hosting Mona Cloud để có thêm dữ liệu tham khảo về một nhà cung cấp hosting cụ thể trên thị trường.
Với những doanh nghiệp đang tìm nhà cung cấp hosting phù hợp với ngân sách hạn chế nhưng vẫn cần đảm bảo yếu tố bảo mật cơ bản, việc so sánh nhiều lựa chọn trước khi quyết định là điều nên làm. Xem thêm top 10 nhà cung cấp dịch vụ hosting giá rẻ đáng tin cậy tại Việt Nam để có thêm cơ sở so sánh giữa các lựa chọn trên thị trường trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Ngoài hosting, dịch vụ email doanh nghiệp cũng là một trong những mảng đòi hỏi tiêu chuẩn bảo mật cao vì liên quan trực tiếp tới thông tin liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp. Tham khảo thêm top 10 công ty cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp uy tín để có thêm góc nhìn khi đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ công nghệ khác liên quan tới bảo mật thông tin liên lạc.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần xây dựng nền tảng website với tiêu chuẩn bảo mật đảm bảo ngay từ khâu thiết kế, có thể tham khảo thêm tại https://mona.media/thiet-ke-website-ban-hang/ để có giải pháp phù hợp với nhu cầu vận hành an toàn, lâu dài.
Kết luận
Đặt bảo mật dữ liệu lên hàng đầu khi đánh giá nhà cung cấp dịch vụ công nghệ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro tốn kém và khó lường trước. Trước khi ký bất kỳ hợp đồng công nghệ nào, hãy dành thời gian yêu cầu đầy đủ tài liệu chứng minh năng lực bảo mật của nhà cung cấp. Một vài tuần thẩm định kỹ lưỡng luôn đáng giá hơn nhiều so với việc phải xử lý hậu quả sau khi sự cố đã xảy ra.