Nền kinh tế biến đổi ngày càng khó khăn nhiều người phải rời khỏi quê hương. Để tìm kiếm việc làm và thu nhập ổn định vì thế nhu cầu thuê nhà trọ, phòng trọ tăng đáng kể. Đây là thời cơ cho các dãy nhà trọ và khu trọ mọc lên như nấm. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là làm sao để quản lý nhà trọ? Khi quy mô và số lượng phòng trọ gia tăng. Chủ trọ không thể kiểm soát tất cả cùng một lúc. Cùng Dotnetguru tìm hiểu top 7 Phần mềm quản lý nhà trọ, phòng trọ tốt nhất sau đây chính là giải pháp tối ưu cho vấn đề này.
Việc kinh doanh quản lý nhà trọ gặp khó khăn như thế nào?
Thời đại 4.0 công nghệ đã “chào sân” nhưng nhiều người vẫn dùng theo cách quản lý nhà trọ truyền thống. Không dùng đến thiết bị phần mềm quản lý nhà trọ. Tất cả mọi việc đều được thực hiện thủ công. Đây là bắt nguồn của trở ngại, khó khăn dẫn đến sai lầm, thiếu sót trong khâu quản lý.
Khâu quản lý sai sót
Điều đầu tiên có thể nhận thấy rõ nhất là việc tự xử lý hàng tá thông tin, hồ sơ cần thiết khi không áp dụng phần mềm quản lý nhà trọ. Ví dụ như sau :
- Họ tên,số CMND, quê quán, số điện thoại.
- Thông tin, số nhà dọn đi và dọn đến.
- Thời gian đến và đi khi nào.
- Số khối nước, ký điện định kỳ cuối tháng.
- Ghi chép về tiền điện, nước, tiền nhà,vv…
- Số đồ nội thất trang bị sẵn trước trong nhà.
- Góp ý về vật dụng hư hại cần sửa chữa.
- Phí giao vận chuyển nhà, phí sửa chữa (nếu khách cần).
- Một số phí dịch vụ khác được yêu cầu, thỏa thuận giữa 2 bên.
Cùng một số thông tin khác đi kèm theo yêu cầu của từng nhà trọ và khách thuê. Nếu không ứng dụng phần mềm quản lý phòng trọ rất dễ xảy ra sai sót trong quản lý và truy xuất cơ sở dữ liệu.
Hệ quả marketing kém
Nếu bạn muốn tăng doanh thu bằng cách mở rộng quy mô. Thì việc quản lý nhà trọ theo phương thức thủ công dẫn đến marketing rất kém. Điều đó khiến bạn khó tiếp cận được với khách hàng tiềm năng.
Cách tiếp thị phổ biến hiện nay là truyền miệng, tờ rơi, quảng cáo dán tường, dọc phố và cột điện,… Địa điểm “lý tưởng” thường là gần trường học, trường Đại học, ký túc xá, khu công nghiệp,.. những nơi quy tụ nhiều người luôn có nhu cầu thuê nhà.
Ngoài ra, có một bộ phận người không phải là sinh viên hay ở những nơi thường thấy trên nhưng vẫn thường xuyên có nhu cầu thuê nhà. Do đó, cách quảng cáo “cổ hũ” sẽ khó tiếp cận và dễ bỏ qua các đối tượng khách hàng tiềm năng này.
Đối với chủ cho thuê nhà trọ quy mô lớn, việc tìm khách mới lấp vào khi có khách dọn đi để duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Nếu khâu tìm khách hàng gặp khó khăn, số lượng khách không đủ sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến kinh doanh.
Khó khăn khi xuất hóa đơn
Hiện nay, khoảng 70% chủ nhà trọ khi thu tiền trọ thường không kèm hóa đơn. Đa phần giao dịch chủ yếu là truyền miệng, trao đổi trực tiếp không ứng dụng phần mềm quản lý nhà trọ.
Các giao dịch này không có bất kì giấy tờ chứng thực nào, ngoại trừ hợp đồng thuê nhà (do 2 bên thỏa thuận ban đầu). Tổng số tiền thường dựa trên số điện, số nước,… mỗi hộ thuê, do người quản lý tính toán và người thuê có thể kiểm tra lại.
Cách này làm hài lòng 2 bên vì nhanh gọn lẹ, không cầu kì. Tuy nhiên, vẫn có trường hợp xảy ra bất hòa, cãi vã thậm chí xô xát nhau giữa người chủ và người thuê. Vì những trường hợp như:
- Người chủ kê khống số tiền và khách không để ý đối chiếu.
- Có thể do lỗi từ phía người chủ quản lý và bị khách thuê quỵt tiền đổi “trắng thành đen”.
- Đôi khi một số khách gặp khó khăn lại gia hạn bù vào tháng sau.
Những trường hợp như vậy nếu không có gì đối chứng thì rất dễ nhầm lẫn. Không có bất kỳ ghi chú biên lai nào cũng có thể dẫn đến mâu thuẫn tai hại. Người ta thường nói “tiền bạc và lòng tham là thứ dễ chia rẽ con người nhất”.
Hệ quả khi quản lý nhà trọ theo cách truyền thống
- Thất thoát tiền bạc và mất một lượng khách hàng đáng kể.
- Ảnh hưởng trực tiếp nghiêm trọng đến việc kinh doanh.
- Sai số, quên thu tiền, mất mát, hư hại đồ dạc,…khiến bạn mất tiền oan.
- Tác động tiêu cực đến tâm lý (không dám mở rộng quy mô, thậm chí không muốn tiếp tục kinh doanh).
- Xảy ra tệ nạn xã hội khi không thể quản lý mọi thông tin từng khách thuê.
- Tạo điều kiện cho những người có mục đích, tiền sử “đen” trà trộn.
- Vô tình biến nơi cho thuê thành khu tệ nạn.
- Ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín, danh tiếng dẫn đến kết quả xấu nhất là phá sản.
Top 7 phần mềm quản lý nhà trọ – phòng trọ tốt nhất hiện nay
Tham khảo ngay top 7 phần mềm quản lý phòng trọ – nhà trọ tốt nhất 2023 ngay sau đây. Để có thể lựa chọn phần mềm phù hợp nhất cho mình. Đó là:
Mona House
Mona House là phần mềm quản lý nhà trọ được tin dùng nhất hiện nay do công ty Mona Media thiết kế. Công ty có hơn 11 năm kinh nghiệm trong việc phát triển phần mềm, Mona Mediacó hơn 800 dự án phần mềm quản lý bất động sản, căn hộ cho thuê, nhà trọ, chung cư mini,… đáp ứng mọi nhu cầu kinh doanh ở khắp mọi nơi.
Mona House giúp thống kê tài chính, tiền dư/thiếu phải trả hàng tháng của khách thuê. Đồng thời quản lý thu chi, tự động thông báo thanh toán, ghi chép điện nước, quản lý thuê nhà ngắn hạn hay dài hạn. Giúp tiết kiệm thời gian quản lý và tính toán, đây là phần mềm dễ sử dụng với bất kỳ thiết bị nào.
Tính năng vượt trội của phần mềm quản lý nhà trọ Mona Media
Những phần mềm Mona như phần mềm đào tạo nhân sự, phần mềm quản lý doanh nghiệp,… đều có các tính năng hữu ích. Cụ thể phần mềm quản lý nhà trọ sở hữu các tính năng nổi bật như sau:
- Giao diện đơn giản và hỗ trợ Tiếng Việt.
- Dễ dàng quản lý số phòng trọ lớn.
- Tự động tính toán phí điện nước.
- Hỗ trợ thông báo thanh toán tiền thuê thông qua app, sms và mail.
- Tự động nhắc nhở khi hợp đồng thuê sắp hết thời hạn.
- Thống kê thu chi và tăng trưởng hàng tháng qua biểu đồ trực quan.
- Phần mềm dành cho Windows, Android & iOS.
- Phần mềm trả phí.
iTro
iTro là một phần mềm quản lý nhà trọ và tìm phòng trọ hiệu quả nhất hiện nay. Lần đầu ra mắt phần mềm này đã nhanh chóng chinh phục được thị hiếu của người dùng. Phần mềm quản lý này mang đến cho các chủ nhà trọ một giải pháp tiết kiệm tối đa thời gian quản lý.
Phần mềm quản lý phòng trọ iTro sở hữu 3 tính năng nổi bật:
Tìm khách thuê khi đã có phòng trống: iTro sẽ thông báo khi khách tìm nhà trọ gửi thông tin tìm kiếm quanh khu vực nhà trọ của bạn. Bạn có thể trao đổi trực tiếp với khách thuê ngay trên app tìm nhà trọ này.
Quản lý nhà trọ cho thuê: iTro giúp quản lý phòng trọ một cách chuyên nghiệp. Thay thế cho việc quản lý sổ sách, excel. Hơn thế, phần mềm còn có app thuê nhà dành cho khách thuê. Giúp khách thuê có thể theo dõi hóa đơn hàng tháng, báo cáo sự cố, liên lạc chủ trọ.
Tương tự tính năng tìm khách thuê, khi bạn là người thuê nhà trọ. Bạn có thể tìm nhà trọ, phòng trọ và căn hộ cho thuê thông qua app cho thuê nhà iTro.
Simple House
Simple House được cho ra đời dựa trên nhu cầu thực tế của các cá nhân và doanh nghiệp cho thuê nhà trọ, phòng trọ, chung cư mini… Đây là phần mềm quản lý nhà trọ cho thuê hoàn toàn miễn phí. Được phát triển giúp quản lý, tính tiền phòng và dịch vụ rất chính xác. Để tiết kiệm thời gian cho việc ghi chép và thống kê dữ liệu.
Tính năng nổi bật của phần mềm Simple House:
- Giao diện đơn giản, hỗ trợ Tiếng Việt.
- Quản lý nhà trọ với nhiều nhà, nhiều khu vực và nhiều phòng.
- Quản lý hóa đơn thu tiền điện, nước, dịch vụ,… hằng tháng.
- Xuất, gửi và in được hóa đơn khổ 80, A5 & A4.
- Tổng hợp báo cáo thu chi của nhà trọ.
- Truy cập mọi lúc mọi nơi khi có internet.
- Phần mềm cho Windows.
- Phần mềm miễn phí (<= 5 phòng trọ) và trả phí theo gói.
>>> Xem thêm: Top 10 Phần Mềm Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Phổ Biến Nhất 2023
DigiStay
Digistay là một trong các phần mềm quản lý nhà trọ tốt nhất hiện nay. Đây là một app quản lý phòng trọ hoàn toàn miễn phí hoạt động trên nền tảng Android & iOS. App thuê nhà trọ này giúp tiết kiệm chi phí đầu tư cho các chủ nhà trọ.
Ngoài ra, Digistay cũng là một app tìm nhà trọ khi sở hữu các tính năng cơ bản và nhiều hữu ích. Đó là tính năng tự động tính toán và thông báo thu tiền trọ, đăng bài tìm khách thuê khi có phòng trống… Đây là app thuê nhà, quản lý nhà trọ phù hợp nhiều mô hình khác nhau từ quy mô nhỏ đến lớn.
Tính năng nổi bật của phần mềm Digistay:
- Quản lý chi tiết mọi thứ: nhà trọ, khách trọ, tiền trọ và các chi phí khác,…
- Báo cáo thông tin theo (tháng – quý – năm) bằng biểu đồ trực quan sinh động.
- Đăng tin phòng trọ lên bản đồ dễ dàng để mọi người có thể tìm thấy.
- Chat, trao đổi thông tin cùng chủ trọ ngay trên app thuê nhà.
- Kết nối máy in cầm tay để có thể xuất hóa đơn tại chỗ.
- Phần mềm miễn phí trên Android & iOS.
Landsoft
Landsoft là phần mềm quản lý nhà trọ được xây dựng và phát triển bởi công ty DIP Vietnam.Những cải tiến của phần mềm hướng đến sự khép kín, chính xác và toàn diện.
Phần mềm quản lý phòng trọ Landsoft giúp nâng cao chất lượng quản lý nhà trọ. Landsoft giúp tăng sự chính xác trong quá trình tính toán các số liệu điện, nước, tính tiền nhà… đưa khả năng rủi ro xuống mức thấp nhất.
Tính năng nổi bật của phần mềm Landsoft:
- Giao diện đơn giản, hỗ trợ Tiếng Việt.
- Hỗ trợ in, xuất và gửi hóa đơn thanh toán.
- Quản lý dữ liệu một cách an toàn và chính xác.
- Quản lý hóa đơn thu tiền điện, nước, dịch vụ,… hằng tháng.
- Phần mềm miễn phí cho Windows.
>>> Xem thêm: Top 7 Phần mềm quản lý spa, thẩm mỹ viện, tiệm nail tốt nhất 2023
Khutro
Khutro là phần mềm quản lý nhà trọ hiệu quả nhất hiện nay. Có giao diện đơn giản, thông minh phần mềm giúp quản lí dữ liệu an toàn, bảo mật tuyệt đối. Có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tối đa chi phí vận hành.
Dù ra mắt chưa lâu nhưng app thuê nhà Khutro được đánh giá cao và nhận được sự đón nhận từ nhiều khách hàng. Tính năng của app giúp bạn dễ dàng nắm bắt thông tin của khách thuê. App cho thuê nhà Khutro tương thích nhiều mô hình cho thuê khác nhau.
App thuê nhà trọ Khutro giúp cắt giảm đến 50% thời gian tính toán thu chi cho khoảng 4500 các chủ nhà trọ tại Hà Nội. Khách hàng của phần mềm Khutro thường là chủ của các chuỗi nhà trọ, phòng trọ, căn hộ dịch vụ và chung cư mini.
Tính năng nổi bật của phần mềm Khutro:
- Quản lý thông tin khách thuê, hợp đồng thuê nhà.
- Quản lý hóa đơn thu tiền điện, nước, dịch vụ,… hằng tháng.
- Hỗ trợ in, xuất và gửi hóa đơn thanh toán.
- Tổng hợp báo cáo thu chi của khu trọ và nhà trọ.
- Phù hợp nhiều mô hình kinh doanh: chuỗi phòng trọ và nhà trọ, chuỗi căn hộ,…
- Phần mềm miễn phí và trả phí cho Windows
Nam Việt
Phần mềm quản lý nhà trọ Nam Việt được người dùng đánh giá cao. Phần mềm có thiết kế giao diện rất đơn giản, dễ sử dụng và thân thiện người dùng. Hỗ trợ chủ nhà trọ dễ dàng quản lý nhà trọ và các khu trọ theo từng khu vực. Đặc biệt, số lượng khu vực quản lý sẽ không giới hạn.
Không chỉ quản lý phòng trọ, khu trọ phần mềm Nam Việt còn giúp thống kê doanh thu hàng tháng, số lượng khách thuê mỗi phòng hay các dịch vụ kèm theo một cách chuẩn xác nhất.
Tính đến hiện tại phần mềm quản lý phòng trọ Nam Việt đã có hơn 4000 khách hàng. Khách hàng của họ chủ yếu là các chủ nhà trọ dành cho sinh viên, khách sạn, tòa nhà cho thuê văn phòng,… tại khu vực Sài Gòn và khắp các tỉnh lân cận.
>>> Xem thêm: Top 7 Phần mềm quản lý tour du lịch hiệu quả tốt nhất 2023
Lợi ích của phần mềm quản lý nhà trọ
Tổng quan, việc quản lý cách thức thủ công có thể vẫn hiệu quả và có độ chính xác đối với mô hình kinh doanh nhỏ. Tuy nhiên trên những quy mô lớn ,lợi ích của phần mềm vẫn có những giá trị cao hơn khi dựa trên thiết bị tính toán hơn là làm việc một cách thủ công. Sự ra đời của các phần mềm quản lý là lời giải đáp hữu ích cho bài toán quản lý khó khăn.
Tiết kiệm chi phí
Hệ quả trên đã nói những sai số trong việc ghi chép quản lý sẽ khiến bạn bị thiệt thòi thu nhập. Phần mềm quản lý nhà trọ có độ chuẩn xác được kiểm nghiệm gần như tuyệt đối sẽ giúp bạn hạn chế đi những sai phạm này.
Phần mềm quản lý phòng trọ sẽ có chế độ tự động ghi nhận và lưu trữ mọi thông tin trong thời gian nhà trọ hoạt động. Tất cả từ thông tin cá nhân khách, thời gian ở và mọi khoản thu chi đều được ghi lại một cách kỹ càng và cẩn thận trong bộ nhớ phần mềm. Dữ liệu được sắp xếp theo tháng và có thể xem lại bất kì lúc nào theo khoảng thời gian tùy chọn,giúp cho việc thống kê, kiểm soát thông tin được chặt chẽ, chính xác hơn.
Bên cạnh đó, bạn có thể tiết kiệm một khoảng chi phí đáng kể cho bộ phận quản lý. Nếu như bạn bận rộn, thì chỉ cần thuê một người quản lý hệ thống phần mềm cũng có thể kiêm luôn giám sát hoạt động khu nhà trọ, những khâu khác có thể trông cậy vào phần mềm. Bạn sẽ không phải tốn nhiều chi phì cho các dịch vụ quản lý.
Hệ thống quản lý nhà trọ tự động
Phần mềm quản lý nhà trọ được lập trình theo công thức tự động. Khi đến kỳ hạn được cài đặt sẵn,công cụ này sẽ tự động truy cập vào hệ thống chứa dữ liệu như số điện, nước khách đã sử dụng trong tháng, tiền truyền hình cap,… sẽ được thống kê, tính toán chính xác nhất. Tùy theo nhu cầu như có tiền vận chuyển hay sửa chữa đồ hư hại cũng sẽ được ghi nhận đưa vào dữ liệu.
Công việc này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức khi phải tính toán thủ công dễ nhầm lẫn. Nó còn phát huy hữu hiệu hơn đối với những mô hình kinh doanh lớn tại những địa điểm khác nhau. Bộ xử lý dữ liệu tự động cũng chính xác hơn và giảm thiểu những bất cẩn trong việc ghi chép số liệu bằng tay. Bạn cũng sẽ không phải mất thời gian kiểm tra và sửa chữa.
Những chức năng khác cũng sẽ tự động hóa. Sau khi đã tính toán, thống kê các khoản thu, phần mềm quản lý sẽ tự động thông báo và gửi yêu cầu xác nhận đến bạn. Và chỉ cần bạn chấp nhận đồng ý, hệ thống sẽ tự động in ra hóa đơn kèm theo thông báo đóng tiền và số tiền cụ thể cho khách thuê. Giao dịch này rõ ràng và giúp tránh đi những tình trạng gian lận từ đôi bên. Phần mềm không chỉ giúp bạn có lòng tin từ khách hàng mà còn xây dựng được tên tuổi uy tín.
Quản lý nhà trọ từ xa
Bạn không còn phải quá lo lắng khi có việc đi xa hay phải túc trực 24/24 tại nhà để kiểm soát nữa. Vì giờ đây các phần mềm đã thay bạn làm việc đó. Chẳng những có thể quản lý tự động mà bạn còn có thể thực hiện mọi công tác quản lý từ xa nữa.
Điểm cộng cho phần mềm này là bạn có thể cài đặt ứng dụng cho mọi thiết bị, nền tảng. Dù ở nơi nào bạn chỉ cần cài đặt phần mềm vào máy tính cá nhân hay smartphone,… mang theo bên mình. Chỉ cần vài thao tác đăng nhập tài khoản dùng để quản lý là có thể ra chỉ thị hay thực hiện mọi chức năng từ cơ bản đến nâng cao.
>>> Xem thêm: TOP 7 phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ miễn phí
Bộ hệ thống nhắc nhở
Trong giao tiếp trực tiếp có khi bạn sẽ ngại những vấn đề liên quan nói đến tiền bạc. Bạn có thể thỏa thuận từ lúc đầu yêu cầu mỗi khách đến trọ phải cài phần mềm quản lý nhà trọ vào thiết bị cá nhân. Để khi đến kỳ hạn cần đóng, hệ thống sẽ tự động nhắc nhở họ. Thông qua nhiều hình thức khác nhau như tin nhắn điện thoại, email,…
Việc nhận thông tin như thế sẽ giúp khách hàng nắm được rõ thông tin số tiền cần đóng trước, đồng thời cũng tránh đi những hiểu lầm đáng tiếc.
Trên đây là tất cả thông tin về top 7 phần mềm quản lý nhà trọ tốt nhất hiện nay. Tham khảo ngay để lựa chọn một phần mềm quản lý phòng trọ phù hợp quy mô kinh doanh của mình.