Hệ thống POS quản lý bán hàng là một trong các hệ thống quản trị quan trọng đối với doanh nghiệp kinh doanh với hình thức online, offline hoặc O2O (online to offline). Vậy thế nào là một phần mềm POS? Cũng như các thông tin được cập nhật mới nhất về hệ thống quản lý bán hàng này. Trong bài viết này, Dotnetguru sẽ tổng hợp mọi thông tin trọng điểm nhất về POS, phân loại và lợi ích khi sử dụng POS là gì? Đồng thời giới thiệu một số hệ thống POS phổ biến hiện nay.
Hệ thống POS là gì?
POS là viết tắt của Point of Sale (Điểm bán hàng) địa điểm hoặc thời gian cần thiết để hoàn thành các giao dịch bán hàng. Đây là phần mềm quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng và hiệu quả mọi nơi mọi lúc.
Hệ thống POS áp dụng trong kinh doanh là sự kết hợp giữa các phần mềm và phần cứng để xử lý các giao dịch trong bán hàng. Có thể hiểu đơn giản là một thiết bị điểm bán hàng như PC, máy tính bảng, smartphone, máy in hóa đơn,…
Nhờ khả năng quản lý chặt chẽ, phần mềm POS giúp doanh nghiệp quản lý và xử lý mọi giao dịch bán hàng như thanh toán, in hóa đơn, quản lý kho, quản lý khách hàng và cung cấp những thông tin quan trọng về doanh số bán hàng.
Hiện nay, máy POS được ứng dụng như một công cụ hỗ trợ giúp các nhân viên có thể thực hiện việc tính tiền nhanh với độ chính xác tuyệt đối, hỗ trợ quản lý công việc một cách tối ưu, giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng. Chính điều này tạo ra sự thoải mái cho nhân viên khi làm việc cũng như tạo được sự an tâm từ phía khách hàng.
Lợi ích khi sử dụng hệ thống POS trong bán hàng
Sau đây chính là một số lợi ích to lớn mà hệ thống quản lý bán hàng POS mang lại cho doanh nghiệp. Cụ thể:
Hỗ trợ quản lý kho các chi nhánh, online và offline
Thông tin hàng tồn kho là một thông tin khá quan trọng với các doanh nghiệp vì thế đòi hỏi độ chính xác cao để có thể quản lý tốt nhất. Hệ thống POS có thể giúp bạn quản lý được tồn kho bất cứ lúc nào, giúp bạn có thể phân phối sản phẩm ở đúng nơi, đúng lúc.
POS giúp việc theo dõi trở nên dễ dàng hơn, đẩy mạnh tốc độ hoàn thành đơn hàng khi người quản lý nắm được có bao nhiêu sản phẩm ở địa điểm cụ thể vào bất cứ thời gian, địa điểm nào.
Hệ thống POS có thể đưa ra các cảnh báo cần thiết cho người quản lý khi hàng hóa trong kho đang có dấu hiệu giảm dần, theo dõi số lượng tổng thể tồn kho hỗ trợ bạn đưa ra các quyết định điều chuyển hàng từ nơi này qua nơi khác khi sắp hết sản phẩm.
Cung cấp thông số và tổng hợp báo cáo bán hàng
Phần mềm quản lý bán hàng POS không chỉ được ứng dụng vào xử lý các giao dịch mà có thể tổng hợp dữ liệu hoạt động kinh doanh, giúp bạn đề ra các quyết định phù hợp và chính xác.
Hệ thống POS thu thập, phân tích các thông tin trên khắp các kênh cùng với khả năng bóc tách và lọc dữ liệu bán hàng chắc chắn có thể giúp bạn làm rõ cái gì đang hiệu quả, cái gì không.
Việc nắm được hệ thống dữ liệu này có thể giúp bạn đưa ra các quyết định tốt hơn cũng như đánh giá được toàn diện tình hình kinh doanh bán hàng của doanh nghiệp.
Quản lý dữ liệu an toàn, khoa học
Hệ thống quản lý bán hàng POS tích hợp công cụ quản lý khách hàng mạnh mẽ giúp bạn thu thập, theo dõi và quản lý các thông tin quan trọng của khách hàng như hồ sơ, thông tin chi tiết về thói quen mua sắm, lịch sử đặt hàng của khách cũng như các chương trình dành cho khách hàng trung thành.
Khi nắm bắt được những thông tin quan trọng này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn chân dung khách hàng lý tưởng và nhận diện được phân khúc các khách hàng mua sắm trung thành nhất của mình.
Cải thiện doanh số cửa hàng
Các nhà bán lẻ hiện nay đang phải thay đổi không ngừng để có thể cạnh tranh và đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng và việc ứng dụng một hệ thống POS có thể giúp doanh nghiệp theo kịp được sự thay đổi chóng mặt trong ngành.
Một hệ thống POS hiện nay đang cung cấp đa dạng các phương án giao hàng linh hoạt có thể đáp ứng được các nhu cầu đổi, trả hàng và duy trì doanh số.
- Mua online, lấy ở cửa hàng: hệ thống kiểm soát cho phép khách hàng đặt hàng online sau đó các nhân sẽ lấy hàng ở cửa hàng từ nguồn hàng của nhà bán lẻ hoặc của các bên cung cấp thứ ba. Bằng cách áp dụng các phương thức kiểm tra kích thước, màu sắc, chất lượng món hàng trước khi được giao sẽ giúp cửa hàng giảm thiểu tỷ lệ trả lại hàng.
- Giao hàng tận nhà: Một số sản phẩm có trọng lượng nặng và kích thước cồng kềnh như nội thất sẽ khiến cho các khách hàng không muốn tự vận chuyển về nhà. Vậy nên doanh nghiệp hãy cung cấp các dịch vụ giao hàng tận nhà. Hoặc trong trường hợp nếu một mặt hàng hiện đang không có sẵn ở cửa hàng, nhưng lại có hàng ở một cửa hàng đại lý khác, khách hàng có thể cứ mua ở cửa hàng sau đó mặt hàng vẫn được giao tới tận nhà mình.
>>> Xem thêm: Top 7 Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ miễn phí tốt nhất 2023
Phân loại hệ thống quản lý bán hàng POS
Có 4 loại hệ thống quản lý bán hàng chính mà các doanh nghiệp thường sử dụng hiện nay là hệ thống POS truyền thống, hệ thống POS dựa trên máy tính bảng, di động và đám mây.
Hệ thống POS truyền thống (Legacy POS system)
Hệ thống POS truyền thống tiếng Anh là Legacy POS system hay còn gọi là POS tại chỗ. Đây là một hệ thống POS sử dụng phần cứng và phần mềm truyền thống trong việc xử lý các giao dịch bán hàng đồng thời quản lý dữ liệu cục bộ.
Điều này đồng nghĩa mọi giao dịch và thông tin đều sẽ được lưu trữ trên cùng một thiết bị duy nhất và doanh nghiệp chỉ có thể thông qua thiết bị đó để truy cập dữ liệu. Vì vậy nên hệ thống này thường cài đặt và cấu hình tại từng điểm bán lẻ.
Ngoài ra, hệ thống quản lý bán hàng truyền thống không thể truy cập từ xa, khiến cho quá trình tích hợp cùng hệ thống thương mại điện tử sẽ trở nên rất chậm và kéo dài.
Ví dụ: Một số hệ thống phổ biến như Aloha, Oracle MICROS hay Squirrel Systems…
Hệ thống POS trên máy tính bảng (Tablet-based POS system)
Hệ thống POS trên máy tính bảng hay Tablet-based POS system. Đây là hệ thống quản lý bán hàng sử dụng máy tính bảng làm thiết bị chính. Nhằm để xử lý các giao dịch bán hàng thay vì máy tính truyền thống hoặc các loại thiết bị POS độc lập.
Bởi vì hệ thống quản lý bán hàng này này chạy trên phần cứng mà nhiều người quen thuộc. Cho nên quá trình tích hợp vào hệ thống thương mại điện tử cũng như đào tạo nhân sự trở nên dễ dàng hơn so với hệ thống POS truyền thống.
Ví dụ: Một số hệ thống phổ biến như Lightspeed POS, Square hay Shopify POS,…
>>> Xem thêm: Top 10 Trang web thương mại điện tử Trung Quốc nổi tiếng và uy tín nhất 2023
Hệ thống POS di động (Mobile POS system)
Hệ thống POS di động hay Mobile POS system. Đây là một dạng POS sử dụng smartphone hoặc thiết bị đeo tay để xử lý các giao dịch bán hàng. Điều này cho phép các nhân viên bán hàng có thể di chuyển xung quanh cửa hàng hoặc tiến hành giao dịch trực tiếp ngay tại nơi khách hàng đang đứng.
Việc này giúp nhân viên bán hàng tra cứu sản phẩm, thông tin khách hàng từ hệ thống POS di động. Nhằm mục đích kiểm tra hàng tồn kho để có thể đưa ra các đề xuất cá nhân hóa cho khách hàng. Việc tích hợp cũng như đào tạo nhân sự để sử dụng hệ thống quản lý bán hàng di động tương đối dễ dàng.
Ví dụ: Một số hệ thống được sử dụng phổ biến như Lightspeed POS, Clover hay Square,…
Hệ thống POS đám mây (Cloud-based POS system)
Hệ thống POS đám mây hay Cloud-based POS system. Đây là một hình thức POS áp dụng công nghệ điện toán đám mây để lưu trữ và xử lý dữ liệu. Thay vì lưu trữ trên máy tính hoặc máy chủ nội bộ, hệ thống này sử dụng mô hình trực tuyến. Để có thể quản lý và truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị có thể kết nối internet.
Hầu hết các hệ thống quản lý bán hàng hiện nay đều dựa trên đám mây vì điều này mang lại rất nhiều lợi ích. Điều đó bao gồm khả năng truy cập từ xa, sự linh hoạt, tích hợp và mở rộng dễ dàng.
Điều này cho phép doanh nghiệp có thể quản lý nhiều điểm bán hàng với một nền tảng duy nhất. Đồng thời cung cấp dữ liệu và thông tin nhanh chóng để hỗ trợ các quyết định kinh doanh. Đồng thời, hệ thống POS đám mây còn làm giảm tài nguyên phần cứng, chi phí cài đặt.
Ví dụ: Một số hệ thống tốt nhất cho doanh nghiệp như Lightspeed POS, Square hay Clover,…
>>> Xem thêm: Top 7 Công ty thiết kế website bán hàng trang sức online uy tín nhất hiện nay
Một số hệ thống POS đang phổ biến tại Việt Nam
Tham khảo một số hệ thống POS đang được nhiều doanh nghiệp, cửa hàng sử dụng phổ biến tại Việt Nam hiện nay. Đó là:
Máy tính tiền (máy POS)
Máy tính tiền (máy POS) là một thiết bị được sử dụng để hỗ trợ việc tính tiền nhanh, lưu trữ các số liệu về bán hàng, có thể sử dụng kết hợp với các loại thiết bị như máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn, máy quẹt thẻ, và két đựng tiền…
Phần mềm POS trên máy tính (Offline hoặc On-premise POS)
Phần mềm POS được cài đặt trên nền tảng máy tính hay còn gọi là các phần mềm tính tiền. Đây là một dạng rất phát triển trong khoảng một vài năm gần đây.
Khi đó các khách hàng sẽ phải tiến hành mua hoặc đặt hàng một gói phần mềm được cung cấp sẵn để có thể cài đặt trên máy tính.
Hệ thống POS online trên nền web (web-based POS hoặc cloud-based POS)
Web-based POS là một dạng dịch vụ mới được các công ty lập trình website hàng đầu trên thị trường cung cấp trong thời gian gần đây. Đây có thể được coi như là một sự cải tiến vượt bậc để bắt kịp xu hướng kinh doanh bán lẻ đang vào thời kỳ nở rộ trong giai đoạn hiện nay và tương lai gần.
Tại các thị trường ở nước ngoài, web-based POS đang được ứng dụng rất phổ biến trong bán hàng để đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán điện tử và kết nối trực tuyến của khách hàng.
Một số thành phần khác của hệ thống POS trong bán hàng
Bên cạnh một hệ thống POS như chúng tôi đã giới thiệu ở phần trên, hệ thống còn có một số thành phần khác giúp doanh nghiệp có thể hoàn thiện toàn bộ hệ thống hơn:
Máy quét Barcode
Máy quét Barcode (mã vạch) được sử dụng với công dụng chính là để quét mã vạch, ngoài ra còn sử dụng để đọc các mã giảm giá. Máy quét mã vạch gồm loại 1D sử dụng cho mã vạch truyền thống và loại 2D dùng để quét mã QR.
Két tiền (Cash drawer)
Két tiền (Cash drawer) được sử dụng để chứa tiền mặt mà khách hàng thanh toán khi mua các sản phẩm của cửa hàng. Két tiền là một nơi chưa tiền khá an toàn, đảm bảo không gian cho nhân viên sắp xếp các hóa đơn, bill hàng.
Đầu đọc thẻ thanh toán (Debit, Credit Card Reader)
Đầu đọc thẻ thanh toán (Debit, Credit Card Reader) có thể dùng đọc các thẻ khi thanh toán. Có nhiều cách thức để đọc thẻ, chẳng hạn như nhân viên sẽ tiến hành quẹt ngang, chạm hoặc dùng chip EMV.
Các cửa hàng sẽ rất cần sử dụng thiết bị này cho quá trình thanh toán để doanh nghiệp có thể nhận được tiền của khách hàng thông qua hệ thống các ngân hàng.
Máy in nhiệt
Máy in nhiệt là một thiết bị có thể không nhất thiết phải có, tuy nhiên, hầu hết các nhà bán lẻ hiện nay ở Việt Nam đều trang bị thiết bị này có thể kết nối với POS để in các đơn hàng vừa giao dịch.
Máy in nhãn – tem mã vạch
Trong một số tình huống cửa hàng của bạn sẽ cần phải in nhãn. Ví dụ như hàng giao cho các khách hàng đặt online chẳng hạn. Với máy in tem, nhãn, mã vạch bạn có thể làm điều này một cách dễ dàng và thuận tiện.
Tích hợp cân trên hệ thống POS
Nếu hiện tại cửa hàng của bạn đang kinh doanh các sản phẩm theo trọng lượng. Bạn sẽ cần cân để xác định được cần tính bao nhiêu tiền cho khách hàng. Một vài loại cân có thể kết nối được với phần mềm POS. Điều này sẽ giúp cho việc bán hàng được mượt mà và trơn tru hơn.
Trên đây là toàn bộ thông tin về phần mềm bán hàng POS là gì? Cùng với các thông tin cần thiết và quan trọng về POS, lợi ích của POS trong bán hàng. Cũng như một số hệ thống POS phổ biến hiện nay tại Việt Nam. Hy vọng bài viết đã mang đến những thông tin hữu ích, giải đáp thắc mắc về phần mềm POS bán hàng. Chúc các bạn kinh doanh thành công.