Nhu cầu học tập không ngừng tăng cao như học ngoại ngữ, tin học, luyện thi,…. Đặc biệt là xu hướng học ngoại ngữ đang phát triển mạnh mẽ nhất hiện nay. Đây là cơ hội cho các tổ chức giáo dục mở rộng quy mô trung tâm để thu hút học viên. Tuy nhiên, số lượng học viên tăng cao thì người quản lý sẽ tốn nhiều thời gian cho hoạt động quản trị trung tâm và quản lý học viên. Để giải quyết vấn đề trên, bài viết dưới đây Dotnetguru sẽ đem đến những kinh nghiệm quản lý học sinh hiệu quả nhất.
Thực trạng quản lý học viên ở các trung tâm ngoại ngữ tin học hiện nay
Nhu cầu học viên tham gia các khóa học tại các trung tâm giáo dục ngày càng tăng cao, chẳng hạn như: trung tâm ngoại ngữ – tin học, luyện thi Toeic/ Ielts, trung tâm gia sư, dạy – thi bằng lái xe…
Do đó, xu hướng kinh doanh giáo dục hiện nay đang dần trở nên phổ biến ở nhiều tổ chức/ doanh nghiệp/ cá nhân nhằm để đáp ứng những nhu cầu này của khách hàng.
- Sự gia tăng số lượng học viên đăng ký học tại trung tâm đã làm cho công tác quản lý học viên, quản lý khóa học trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Những khó khăn mà người quản lý trung tâm thường gặp phải đó là:
- Quản lý thông tin học viên: độ tuổi, trình độ, mục đích khi tham gia lớp học là gì…
- Phân nhóm lớp học theo kết quả thi đầu vào của học viên: Quản lý theo phương thức thủ công, người quản lý sẽ tốn khá nhiều thời gian công sức để phân chia lớp học phù hợp cho từng học viên.
- Sắp xếp lịch học phù hợp với yêu cầu của học viên: Sẽ rất khó khi quản lý lịch học cho học viên khi mỗi ngày trung tâm có rất nhiều lớp học. Nếu quản lý theo cách truyền thống sẽ dẫn đến việc trùng lặp giờ học.
- Khó khăn trong quản lý thu học phí của học viên tại trung tâm: Thông thường một cơ sở giáo dục sẽ có nhiều khóa/ lớp học khác nhau, điều này đồng nghĩa sẽ có nhiều mức học phí khác nhau. Nếu vấn đề thu học phí của học viên gặp sai sót sẽ làm mất uy tín cho trung tâm giáo dục của bạn.
Do đó, giải quyết các vấn đề khó khăn hiện tại ở các cơ sở kinh doanh giáo dục sẽ giúp tối ưu thời gian và công sức trong quản lý trung tâm của mình.
Kinh nghiệm quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ và tin học hiệu quả
Bạn thấy được những khó khăn còn tồn tại ở khi quản lý học viên ở các trung tâm giáo dục (ngoại ngữ – tin học, dạy tiếng, dạy làm đẹp…) hiện nay. Bạn đang đặt ra câu hỏi: “Vậy có những kinh nghiệm nào quản lý học sinh hiệu quả cho các trung tâm đào tạo giáo dục hiện nay?” Tham khảo ngay 5 kinh nghiệm quản lý học viên được áp dụng phổ biến và thành công nhất.
>>> Xem thêm: Top 10 Phần mềm dạy học Online đáng sử dụng hiệu quả nhất 2023
Xác định đối tượng học viên mục tiêu
Đối tượng khách hàng mục tiêu là cơ sở để giúp trung tâm ngoại ngữ – tin học, các cơ sở luyện thi,… có thể định hướng rõ ràng về hướng phát triển cơ sở giáo dục của mình. Để xác định chính xác đối tượng học viên mục tiêu mà trung tâm giáo dục muốn hướng đến, bạn cần trả lời những câu hỏi sau:
- Đối tượng mục tiêu mà trung tâm của bạn muốn đến là ai? (trẻ em, học sinh, sinh viên hay người đi làm)
- Đối tượng khách hàng đó cần học để giao tiếp hay học để luyện thi chứng chỉ?
Từ đó, bạn hãy nghiên cứu kỹ càng về nhu cầu của nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu là gì? Đồng thời chỉ nên tập trung phát triển một khóa học nổi trội cho khách hàng để tạo nên thương hiệu riêng cho doanh nghiệp của mình.
Đầu tư các cơ sở vật chất hiện đại
Việc đầu tư các cơ sở vật chất hiện đại cho các cơ sở giáo dục là một trong những phương tiện cần thiết để học viên có thể tự học dễ dàng, nhớ lâu hơn. Ngoài ra, giảng viên trung tâm cũng sẽ có đầy đủ phương tiện để đào tạo dạy học cho học viên, thu hút học viên tham gia nghe giảng bài.
Tuy nhiên cần lưu ý, trung tâm cần lên kế hoạch đầu tư cơ sở vật chất theo yêu cầu chuyên môn, tránh việc đầu tư theo yếu tố cảm tính sẽ gây áp lực đến chi phí đầu tư. Bên cạnh việc đầu tư các thiết bị hiện đại thì trung tâm cần phải đảm bảo quản lý thiết bị dạy học an toàn, tránh xảy ra những trường hợp bị mất cắp, hư hỏng,…
Tuyển dụng nhân sự/giảng viên chất lượng
Người quản lý cần lên kế hoạch cho việc tuyển dụng nhân viên và giảng viên cho trung tâm. Đây là công việc đóng vai trò quan trọng, bởi:
- Giảng viên sẽ là người nắm vai trò quyết định đến chất lượng giảng dạy và uy tín của trung tâm. Bởi bất kỳ bậc phụ huynh/ học viên nào cũng điều muốn cho con/ mình có môi trường học tập tốt và đội ngũ giảng viên nhiều kinh nghiệm sẽ giúp thương hiệu trung tâm sẽ được mở rộng và gia tăng độ tin tưởng đối với học viên của mình.
- Nhân viên cũng đóng vai trò không kém tạo sự chuyên nghiệp của trung tâm trong mắt học viên. Thái độ nhân viên tư vấn/chăm sóc khách hàng sẽ giúp thu hút nhiều học viên quan tâm đến trung tâm.
>>> Xem thêm: Top 12 Phần mềm tạo đề thi trắc nghiệm cho giáo viên tốt nhất 2023
Truyền thông Marketing
Trung tâm cần lên chiến lược truyền thông Marketing hiệu quả để thu hút nhiều sự quan tâm của học viên. Các chiến lược Marketing cần chia sẻ những kiến thức, lồng ghép các thành tích mà học viên đạt được – đây là cách truyền thông hiệu quả mà các trung tâm cần nắm.
Ngoài ra, trung tâm cũng có thể tạo nhiều voucher giảm giá để gia tăng sự cạnh tranh giữa các trung tâm, đồng thời cũng thu hút nhiều học viên của mình đến với trung tâm.
Sử dụng phần mềm quản lý học viên
Khi thương hiệu được mở rộng thì trung tâm sẽ có lượng học viên nhiều. Do đó, để đảm bảo việc quản lý toàn bộ học viên đạt hiệu quả nhất thì cần ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý.
- Phần mềm quản lý học sinh giúp giáo viên tối ưu thời gian sắp xếp/quản lý nghiệp vụ như: thu chi, xếp lớp,… dễ dàng.
- Hệ thống quản lý còn có chức năng là sổ liên lạc điện tử kết nối giữa phụ huynh – giáo viên – học viên một cách chặt chẽ.
- Phần mềm quản lý học viên giúp điểm danh học viên nhanh chóng. Điều này tạo dựng cho trung tâm uy tín thương hiệu.
Top 7 phần mềm quản lý học viên trung tâm hiệu quả nhất hiện nay
Cùng tìm hiểu top 7 phần mềm quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ tin học tốt nhất hiện nay. Đó là:
Mona eLMS
Mona eLMS là phần mềm quản lý giáo dục bậc nhất được phát triển bởi Mona Media. Đơn vị dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất phần mềm và thiết kế website.
Phần mềm Mona eLMS mang đến nhiều giải pháp tối ưu giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho trường học, trung tâm giáo dục, với hơn 50 tính năng khác nhau Mona eLMS đảm bảo đáp ứng được tối đa các nhu cầu của bạn. Liên hệ ngay với Mona Media để được tư vấn chi tiết.
Tính năng nổi bật:
- Kiểm soát việc đăng ký và tuyển sinh.
- Điểm danh và theo dõi học viên vắng.
- Hỗ trợ việc giảng dạy của giáo viên.
- Hỗ trợ lưu trữ tất cả các dữ liệu về: lịch học, giảng viên, học viên, khóa học,…
- Hỗ trợ chức năng báo cáo và thống kê.
- Kiểm soát học phí và chấm công.
Misa Emis
Misa Emis là phần mềm quản lý học sinh cho phép hợp nhất tất cả nghiệp vụ quản lý trên cùng một hệ thống trường, sở đào tạo, phòng giáo dục,…
Tính năng nổi bật:
- Tích hợp công nghệ điện toán đám mây.
- Truy cập mọi lúc, mọi nơi khi có internet
- Quản lý dữ liệu với hình thức liên thông.
- Hệ thống SMS và email thông báo liên tục việc học tập và đóng học phí của học sinh tới phụ huynh.
- Nhập thông tin học phí để học sinh nộp online hoặc trực tiếp.
- Hỗ trợ xuất hóa đơn khi học phí đã nộp thành công.
Halozend HTFM
Phần mềm quản lý lớp học Halozend HTFM là một công cụ giúp quản lý: thu học phí, danh sách học viên, biểu phí,… hiệu quả nhất hiện nay.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý học sinh, khóa học, học phí hiệu quả.
- Chấm công, tính lương và quản lý nội bộ.
- Quản lý thu học phí qua hệ thống online liên kết ngân hàng.
SMAS Viettel
SMAS Viettel là phần mềm quản lý học viên miễn phí mang đến quá trình giảng dạy vô cùng hiệu quả, nhanh chóng và chính xác hàng đầu hiện nay.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý thông tin học viên và giảng viên.
- Kiểm soát việc học tập của học viên.
- Tích hợp chức năng thống kê, báo cáo.
- Cập nhật tình hình học tập của học viên nhanh chóng, chính xác.
SSM
SSM là phần mềm quản lý trung tâm cho phép các giáo viên có thể quản lý dễ dàng các thông tin học lực, hạnh kiểm. Nhằm mục đích đánh giá năng lực và xây dựng chương trình giảng dạy phù hợp.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý online rất tiện lợi và dễ dàng.
- Tích hợp công nghệ điện toán đám mây.
- Thống kê dữ liệu: lịch dạy, thời khóa biểu, doanh số, thu học phí, tính lương.
- Quản lý quá trình: đăng ký khóa học, đăng ký chờ lớp…
- Chăm sóc khách hàng hiệu quả qua SMS + email.
Vietschool
Vietschool là phần mềm quản lý lớp học cho phép trung tâm và phụ huynh theo dõi thành tích học tập của các tất cả một cách sát sao nhất.
Tính năng nổi bật:
- Cập nhật điểm số, hạnh kiểm nhanh chóng.
- Tự động báo điểm thi ngay khi có kết quả.
- Cầu nối trung gian giữa phụ huynh, giáo viên và học sinh.
- Hỗ trợ việc lập kế hoạch giảng dạy.
- Cho phép tra cứu thông tin dễ dàng.
QLTH.VN
QLTH.VN là phần mềm quản lý đào tạo giáo dục phổ biến nhất hiện nay chuyên đáp ứng các tác vụ quản lý học viên chuyên nghiệp.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý học sinh, giảng viên, thiết bị, thư viện, văn bản, cổng thông tin, các khoản thu,…
- Hợp nhất dữ liệu trong cùng một hệ thống trường, phòng giáo dục, sở đào tạo.
- Ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) để tìm kiếm hồ sơ, nhận xét, nhập điểm,…
- Ứng dụng công nghệ mã vạch giúp quản lý thư viện.
- Tích hợp điện toán đám mây cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi, nhanh chóng và tiện lợi.
Thông qua bài viết trên, Dotnetguru đã giúp các bạn có được những thông tin hữu ích trong quản lý học viên của trung tâm. Nếu bạn đang có nhu cầu thành lập trung tâm ngoại ngữ, tin học thì cần cập nhật nhiều thông tin, các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng trong công tác giảng dạy của giáo viên trung tâm.